De 10 KPI's die elk mkb-dashboard nodig heeft

Waarom tien KPI's en niet vijftig?

De verleiding is groot om alles wat je kunt meten ook op een dashboard te zetten. Het resultaat kent iedereen: een scherm vol grafieken waar niemand meer naar kijkt, omdat onduidelijk is welk getal ertoe doet.

Een KPI is geen willekeurig cijfer. Het is een getal waarbij je weet wat je doet als het de verkeerde kant op gaat. Kun je die vraag niet beantwoorden, dan is het informatie, geen KPI. Die informatie mag best ergens in een detailrapport staan, maar niet op het overzicht dat je maandagochtend opent.

Tien is geen magisch getal. Het is wel ongeveer wat een directeur of teamleider in één oogopslag kan overzien. De lijst hieronder is een startpunt: niet elk bedrijf heeft ze alle tien nodig, en soms vervang je er één door een cijfer dat voor jouw branche belangrijker is.

Finance: welke vier cijfers moet je altijd zien?

Finance is meestal de plek waar een dashboard begint, omdat de data al gestructureerd in je boekhouding staat. Deze vier geven samen een eerlijk beeld van hoe het bedrijf ervoor staat.

1. Omzet ten opzichte van vorig jaar en budget. Niet alleen de omzet van deze maand, maar afgezet tegen dezelfde periode vorig jaar en tegen wat je had begroot. Een los omzetcijfer zegt weinig; de afwijking zegt alles. Bron: je boekhoudpakket.
2. Brutomarge (in euro's en procenten). Omzet min directe kosten (inkoop, materiaal, ingehuurde uren), gedeeld door omzet. Omzetgroei met dalende marge is een signaal dat je harder werkt voor hetzelfde geld. Bron: boekhouding, eventueel aangevuld met inkoopdata.
3. Liquiditeit en cashprognose. Het banksaldo van vandaag, plus wat er de komende weken naar verwachting binnenkomt en uitgaat. Winstgevende bedrijven komen ook in de problemen als het geld op het verkeerde moment op de rekening staat. Bron: bank en boekhouding.
4. Openstaande debiteuren en betaaltermijn (DSO). Hoeveel geld klanten je nog schuldig zijn, en hoeveel dagen het gemiddeld duurt voordat een factuur betaald wordt. Een veelgebruikte formule: openstaande debiteuren gedeeld door omzet over de periode, maal het aantal dagen in die periode. Loopt de DSO op, dan gaat er iets mis in je facturatie of incasso. Bron: boekhouding.

Werk je met Moneybird, Odoo of een ander veelgebruikt pakket, dan is de koppeling met Power BI vaak de snelste weg naar deze vier cijfers. Meer over de aanpak lees je in Power BI koppelen aan je boekhouding.

Sales: hoe zie je of er genoeg werk aankomt?

Finance kijkt terug. Sales vertelt je wat er de komende maanden gaat gebeuren. Drie cijfers volstaan om te zien of de pijplijn gezond is.

5. Gewogen pijplijnwaarde. De waarde van alle openstaande offertes en kansen, vermenigvuldigd met de kans dat ze binnenkomen. Een pijplijn van twee ton waarvan de helft al maanden stilligt, is minder waard dan hij lijkt. Bron: je CRM.
6. Conversie van offerte naar order. Welk deel van de uitgebrachte offertes je binnenhaalt, liefst per maand en per verkoper of productgroep. Een dalende conversie zegt vaak meer over prijs of positionering dan een dalende omzet. Bron: CRM of offertemodule.
7. Klantconcentratie. Het aandeel van je grootste klanten in de totale omzet, bijvoorbeeld van de top-5 of top-10. Hangt een groot deel van je omzet aan een paar klanten, dan is dat een risico dat je in de omzetgrafiek niet ziet. Bron: boekhouding of CRM.

Deze cijfers komen meestal uit een CRM zoals HubSpot of Teamleader. Let op: ze zijn zo goed als de discipline waarmee kansen worden bijgehouden. Worden deals pas ingevoerd als ze al getekend zijn, dan meet je geen pijplijn maar geschiedenis.

Operatie: welke cijfers passen bij jouw bedrijf?

Bij operatie verschilt het het meest per bedrijf. Een installatiebedrijf stuurt op andere dingen dan een webshop of een adviesbureau. Deze drie zijn breed toepasbaar; kies de variant die bij jou past.

8. Leverbetrouwbaarheid. Het percentage orders of projecten dat op de beloofde datum is geleverd of opgeleverd. Het is een van de weinige cijfers die direct zegt hoe je klant je ervaart. Bron: ERP, orderadministratie of projectsoftware.
9. Productiviteit: declarabiliteit of omzet per fte. In een dienstverlenend bedrijf is dat het aandeel gewerkte uren dat je kunt factureren. In handel of productie is omzet of brutomarge per fte vaak bruikbaarder. Bron: urenregistratie en HR- of salarissysteem, bijvoorbeeld via een koppeling met Nmbrs.
10. Voorraaddagen of doorlooptijd. Heb je voorraad, dan wil je weten hoeveel dagen verkoop je op de plank hebt liggen: te veel is stilstaand geld, te weinig kost omzet. Heb je geen voorraad, meet dan de doorlooptijd van aanvraag tot oplevering. Bron: ERP, kassasysteem of projectsoftware.

Twijfel je tussen twee operationele cijfers, kies dan het cijfer waar je team zelf invloed op heeft. Een KPI waar niemand iets aan kan veranderen, wordt al snel genegeerd.

Hoe ziet dat eruit in de praktijk?

Een fictief voorbeeld om het concreet te maken. Stel: een technische groothandel met 25 medewerkers, een boekhoudpakket, een CRM en een ERP voor voorraad en orders. De directeur opent maandagochtend één pagina met drie blokken.

• Bovenaan finance: omzet deze maand tegen vorig jaar en budget, brutomarge in procenten, banksaldo met een prognose voor zes weken, en de DSO met de vijf oudste openstaande facturen eronder.
• In het midden sales: de gewogen pijplijn per maand van verwachte afsluiting, de offerteconversie van de afgelopen drie maanden en het aandeel van de top-10 klanten.
• Onderaan operatie: leverbetrouwbaarheid per week, omzet per fte en voorraaddagen per productgroep.

Elk getal heeft een kleur ten opzichte van een norm die het team zelf heeft afgesproken. Wie op een getal klikt, komt in een detailrapport. Maar het overzicht zelf blijft één pagina, en daar gaat het gesprek in het wekelijkse overleg over.

Hoe begin je met een KPI-dashboard?

Je hoeft niet alle tien tegelijk te bouwen. Een aanpak die in de praktijk goed werkt:

1. Kies drie tot vijf KPI's om mee te starten. Begin met de cijfers waar je nu het meeste tijd aan kwijt bent om ze handmatig bij elkaar te zoeken. Meestal zijn dat de finance-cijfers.
2. Leg per KPI de definitie vast. Wat telt als omzet: gefactureerd of geleverd? Inclusief of exclusief creditnota's? Welke kosten zijn direct? Schrijf het op, voordat je iets bouwt. Anders krijg je later discussie over het getal in plaats van over de oorzaak.
3. Bepaal de bron en de eigenaar. Uit welk systeem komt het cijfer, en wie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de data daar? Kijk op onze pagina met koppelingen of er voor jouw pakket al een bestaande koppeling is.
4. Bouw een eerste versie met echte data. Liever een ruwe pagina met kloppende cijfers dan een mooi ontwerp met voorbeelddata. Zo gaat de feedback over de inhoud.
5. Spreek per KPI een norm af. Pas als je weet wat goed is, zegt een getal iets. Een DSO van 45 dagen kan prima zijn in de ene branche en een probleem in de andere.
6. Gebruik het dashboard in je vaste overleg. Een dashboard dat alleen bestaat, verandert niets. Een dashboard dat elke week op tafel ligt, wel. Voeg pas nieuwe KPI's toe als de eerste in gebruik zijn.

Komen je cijfers nu nog uit losse Excel-lijsten? Lees dan ook Excel of Power BI? Wanneer het tijd is om over te stappen.

Welke fouten zie je het vaakst?

• Te veel tegelijk willen. Een dashboard met dertig cijfers wordt na een maand niet meer geopend. Begin klein en breid uit als het gebruikt wordt.
• Geen vaste definities. Als finance en sales een ander omzetcijfer hanteren, verliest het dashboard binnen een week zijn geloofwaardigheid.
• Alleen terugkijken. Een dashboard met alleen finance-cijfers vertelt je wat er gebeurd is. Voeg minstens één vooruitkijkend cijfer toe, zoals pijplijn of cashprognose.
• Rommelige brondata negeren. Dubbele klanten, ontbrekende velden of verkeerd geboekte kosten zie je in een dashboard terug als verkeerde cijfers. Soms moet eerst de onderliggende data op orde.

Hulp bij het opzetten van je KPI-dashboard

De lijst hierboven is een startpunt, geen voorschrift. Welke KPI's voor jou het verschil maken, hangt af van je branche, je systemen en de beslissingen die je elke week neemt. Wil je sparren over welke cijfers op jouw dashboard horen en uit welke bronnen ze komen? Bekijk wat we doen op het gebied van dashboarding en hoe onze werkwijze eruitziet.