Wat kun je in Lightspeed zelf al rapporteren?
Begin niet met Power BI voordat je weet wat er in Lightspeed al zit. Volgens de productinformatie van Lightspeed over Retail X-Series (gecontroleerd op 9 oktober 2026) hangt de rapportage af van je abonnement:
- Basisrapportage (Lean en Standard): onder meer een verkoopoverzicht, betalingen, kassasluitingen, cadeaubonnen, tegoed en btw.
- Uitgebreide rapportage (Advanced en Enterprise, of als add-on): onder meer een retaildashboard, voorraadoverzicht en -prestaties, sell-through, langzaam lopende voorraad en verkoop per uur. Rapporteren per filiaal, brutowinst en marge zit volgens Lightspeed in deze uitgebreide variant.
Heb je één winkel en wil je vooral weten wat er vandaag verkocht is, dan is dat vaak genoeg. Kijk dus eerst wat jouw abonnement biedt voordat je iets bouwt.
Wanneer is Power BI de moeite waard naast Lightspeed?
De rapporten in een kassasysteem kijken naar het kassasysteem. Dat is logisch, maar het wringt zodra je vragen hebt die verder gaan. Power BI voegt vooral iets toe als:
- je filialen eerlijk wilt vergelijken. Niet alleen omzet, maar omzet per transactie, marge en kortingen per winkel, in één overzicht met dezelfde definities.
- je kassadata wilt combineren. Met je boekhouding (kosten, huur, personeel per filiaal), je webshop of je urenregistratie. Pas dan zie je wat een winkel echt oplevert.
- je historie wilt bewaren. Een API laat vaak alleen de huidige stand zien, bijvoorbeeld van de voorraad. Wil je weten hoe de voorraad zich over maanden ontwikkelde, dan moet je zelf momentopnamen opslaan.
- meerdere mensen dezelfde cijfers moeten zien. Filiaalmanagers, inkoop en directie, elk met hun eigen filter maar met één versie van de waarheid.
Twijfel je nog of je überhaupt een dashboard nodig hebt, of dat Excel volstaat? Lees dan eerst Excel of Power BI.
Welke Lightspeed-data heb je nodig voor een filiaaldashboard?
Voor omzet, marge en voorraad per filiaal heb je grofweg vier soorten gegevens nodig uit Lightspeed Retail:
- Verkopen en verkoopregels. Bedragen, aantallen, kortingen, btw en tijdstip. Dit is de basis voor omzet, transacties en gemiddelde bon.
- Producten. Artikel, merk, categorie en de kostprijs zoals die in Lightspeed is vastgelegd. Zonder betrouwbare kostprijs geen betrouwbare marge.
- Voorraad. Hoeveel er per artikel per filiaal op de plank ligt.
- Filiaal- en kassacontext. Welke verkoop bij welke winkel en welke kassa hoort, zodat je kunt vergelijken.
Klantgegevens kun je toevoegen als je wilt zien hoeveel klanten terugkomen, mits ze aan de verkoop gekoppeld zijn en je daar de rechten voor hebt. Welke gegevens precies beschikbaar zijn, hangt af van de API, je abonnement en de gebruikersrechten. Op onze pagina over de Power BI Lightspeed-koppeling lees je hoe we dat per klant inventariseren.
Welke KPI's horen op een retaildashboard per filiaal?
Houd het overzicht klein. Deze zes cijfers geven samen een goed beeld van hoe elke winkel draait:
- Omzet ten opzichte van vorig jaar, per filiaal en per week. Vergelijk met dezelfde week vorig jaar, zodat seizoen en feestdagen je niet misleiden.
- Aantal transacties en gemiddelde bonwaarde. Daalt de omzet door minder klanten of door kleinere aankopen? Dat vraagt om een andere aanpak.
- Brutomarge in euro's en procenten. Omzet min kostprijs van de verkochte artikelen. Een filiaal met veel omzet en veel korting kan minder opleveren dan een rustiger winkel.
- Kortingen en retouren als aandeel van de omzet. Loopt dit in één filiaal op, dan wil je weten waarom.
- Voorraadwaarde en voorraaddagen. Hoeveel geld er op de plank ligt en hoeveel dagen verkoop dat is. Te veel is stilstaand geld, te weinig kost omzet.
- Sell-through per categorie. Welk deel van de ingekochte voorraad in een periode verkocht is. Handig om te zien welk filiaal welke collectie goed verkoopt.
Leg per KPI vast hoe je hem berekent: telt een retour mee in de week van de verkoop of in de week van de retour? Is omzet inclusief of exclusief btw? Meer over het kiezen van kerncijfers lees je in de 10 KPI's die elk mkb-dashboard nodig heeft.
Hoe ziet zo'n dashboard eruit in de praktijk?
Een fictief voorbeeld om het concreet te maken. Een schoenen- en tassenzaak met vier filialen in Brabant werkt met Lightspeed Retail en een los boekhoudpakket. Elke maandag mailt de eigenaar de filiaalmanagers een Excel-bestand dat hij zelf uit exports heeft samengesteld.
In Power BI wordt dat één rapport met drie pagina's:
- Overzicht: per filiaal de omzet van vorige week tegen dezelfde week vorig jaar, het aantal transacties, de gemiddelde bon en de brutomarge in procenten, naast elkaar in één tabel.
- Assortiment: marge en sell-through per categorie en merk, met een filter op filiaal. Hier zie je bijvoorbeeld dat een merk in de ene winkel goed loopt en in de andere op de plank blijft liggen.
- Voorraad: voorraadwaarde en voorraaddagen per filiaal, met een lijst artikelen die al weken niet verkocht zijn. Inkoop gebruikt die lijst om voorraad tussen winkels te verplaatsen voordat er wordt afgeprijsd.
Elke filiaalmanager ziet standaard zijn eigen winkel, de eigenaar ziet alles. Het maandagoverleg gaat niet meer over welk getal klopt, maar over wat ze eraan doen.
Stappenplan: Lightspeed koppelen aan Power BI
- Bepaal de vragen en de KPI's. Wat wil je elke week kunnen zien, en wie gebruikt het? Kies drie tot zes KPI's en schrijf de definities op.
- Regel API-toegang. Lightspeed Retail X-Series biedt persoonlijke tokens voor een individuele retailer en add-ons voor ontwikkelaars die meerdere retailers koppelen. Geef de koppeling alleen leesrechten.
- Haal de data op in een eigen datalaag. Laat Power BI niet rechtstreeks elke keer de hele API uitlezen. Haal de data op, sla hem op in een database en ververs daarna alleen wat nieuw of gewijzigd is. Zo kun je ook voorraad-momentopnamen bewaren.
- Bouw het datamodel en stem af met Lightspeed. Vergelijk de omzet per filiaal per week met de rapporten in Lightspeed. Pas als die kloppen, ga je verder.
- Bouw het rapport met echte gebruikers. Laat een filiaalmanager meekijken bij de eerste versie. Die ziet sneller wat er mist dan een ontwerp op papier.
- Regel verversing, controle en eigenaarschap. Dagelijks of een paar keer per dag verversen is voor de meeste retailers ruim voldoende. Zorg dat iemand een melding krijgt als een verversing faalt.
Waar gaat het meestal mis?
- Rate limits. De X-Series API werkt volgens de documentatie van Lightspeed (gecontroleerd op 9 oktober 2026) met een limiet per venster van vijf minuten: 300 keer het aantal kassa's plus 50 verzoeken. Bij één kassa zijn dat 350 verzoeken. Een eerste volledige historie ophalen moet je daarom slim plannen.
- Ontbrekende of verouderde kostprijzen. Staat de kostprijs niet goed in Lightspeed, dan klopt je marge niet. Dat los je niet op in Power BI, maar in de bron.
- Rommelige categorieën. Dezelfde categorie onder drie verschillende namen maakt vergelijken per assortiment lastig. Spreek een vaste indeling af en ruim die eenmalig op.
- Retouren, creditbonnen en verwijderde records. Test bewust met uitzonderingen, niet alleen met gewone verkopen.
- Meerdere Lightspeed-producten. Lightspeed heeft verschillende productlijnen met elk een eigen API. Een koppeling voor Retail X-Series werkt niet automatisch voor een andere productlijn of voor de webshop.
Komt dezelfde data ook in andere rapportages of workflows terug, dan is een centraal datafundament vaak de slimste plek om hem op te slaan.
Hulp bij je Lightspeed-dashboard in Power BI?
Wil je je filialen naast elkaar zien op omzet, marge en voorraad, zonder elke week exports samen te voegen? We kijken graag mee naar je Lightspeed-omgeving en je andere systemen. Lees meer op onze pagina over de Lightspeed-koppeling met Power BI, bekijk wat we doen op het gebied van dashboarding of lees hoe we werken.