Welke Power BI-licenties zijn er?
Microsoft heeft de licenties in de loop der jaren een paar keer omgegooid, dus het is niet gek als je door de bomen het bos niet meer ziet. In 2026 zijn er voor een mkb'er vier smaken die ertoe doen:
- Power BI Desktop (gratis). Het programma waarmee je rapporten bouwt. Gratis te downloaden, draait op Windows. Je kunt er alles mee maken, maar niet mee delen.
- Power BI Pro. De standaardlicentie per gebruiker. Hiermee publiceer je rapporten naar de online omgeving (de Power BI-service), deel je ze met collega's en stel je automatische verversing in.
- Power BI Premium per gebruiker (PPU). Alles van Pro, plus meer rekenkracht en ruimte: grotere datamodellen, vaker verversen en een aantal geavanceerde functies.
- Fabric-capaciteit (F-SKU's). Geen licentie per persoon, maar een blok rekenkracht dat je per maand of per uur afneemt. Daarop draait niet alleen Power BI, maar ook de rest van Microsoft Fabric: datapijplijnen, een lakehouse, notebooks en dergelijke.
Premium per capaciteit (de oude P-SKU's) wordt door Microsoft uitgefaseerd ten gunste van Fabric. Kom je die term tegen in oudere artikelen: voor een nieuwe keuze kijk je naar Fabric.
Wat kosten de licenties in 2026?
De prijzen op de Nederlandse Microsoft-site, bij jaarlijkse betaling en exclusief btw (peildatum 22 september 2026):
- Power BI Desktop: gratis.
- Power BI Pro: € 12,10 per gebruiker per maand.
- Power BI Premium per gebruiker: € 20,80 per gebruiker per maand.
- Fabric-capaciteit: variabel, afhankelijk van grootte, regio en of je betaalt per gebruik of een jaar vastlegt. De kleinste capaciteit (F2) kost enkele honderden euro's per maand; F64 loopt in de duizenden euro's per maand. Reserveren voor een jaar is volgens Microsoft zo'n 40% goedkoper dan betalen per gebruik.
In dollars zijn Pro en PPU sinds 1 april 2025 $14 en $24 per gebruiker per maand; dat was de eerste prijsverhoging sinds de lancering. Heb je Microsoft 365 E5, dan zit Power BI Pro al in je abonnement. Bij Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium is dat niet zo.
Prijzen veranderen, en je reseller of Microsoft-contract kan afwijken. Check dus altijd even de actuele prijs voordat je een begroting maakt.
Wie in je bedrijf heeft welke licentie nodig?
Dit is de vraag waar de meeste verwarring zit. De vuistregel: iedereen die gedeelde Power BI-content wil bekijken, heeft dezelfde licentie nodig als de omgeving waarin die content staat. Dus niet alleen de maker, ook de lezer.
- Staat een rapport in een gewone werkruimte, dan hebben maker én lezers een Pro-licentie nodig (of PPU, want die omvat Pro).
- Staat een rapport in een PPU-werkruimte, dan heeft iedereen die het wil bekijken een PPU-licentie nodig. Eén PPU-gebruiker maakt de rest dus niet goedkoper, integendeel.
- Staat een rapport op Fabric-capaciteit F64 of groter, dan mogen lezers met een gratis licentie meekijken. Makers hebben nog steeds Pro nodig.
- Op kleinere Fabric-capaciteiten (F2 tot en met F32) hebben lezers van Power BI-rapporten gewoon een Pro-licentie nodig. Een F2 is dus geen goedkope manier om Pro-licenties te omzeilen.
Dat laatste punt wordt vaak gemist. Een kleine Fabric-capaciteit kan zinvol zijn voor de dataverwerking eronder, maar het lost de licentievraag voor je lezers niet op.
Pro of Premium per gebruiker: wanneer is het verschil het geld waard?
Voor de meeste mkb-rapportages is Pro ruim voldoende. PPU gaat pas verschil maken als je tegen een van deze grenzen aanloopt:
- Grootte van het datamodel. Met Pro mag een gepubliceerd model maximaal 1 GB zijn; met PPU veel groter. Met een goed opgezet model kom je als mkb'er zelden aan die 1 GB, maar met jarenlange transactiedata op regelniveau kan het krap worden.
- Hoe vaak je ververst. Pro staat 8 geplande verversingen per dag toe, PPU 48. Wil je elk halfuur actuele cijfers, dan heb je PPU nodig, of een andere opzet.
- Geavanceerde functies zoals incrementele verversing op grote tabellen, deployment pipelines of gepagineerde rapporten op schaal.
Merk je dat je tegen de 1 GB aanloopt, kijk dan eerst naar het model zelf. Onnodige kolommen, te fijne tijdstempels en historie die niemand gebruikt, nemen vaak het meeste ruimte in. Een goed datamodel is meestal goedkoper dan een zwaardere licentie.
Wanneer is Fabric-capaciteit zinvol voor een mkb'er?
Fabric is het antwoord op twee heel verschillende vragen, en het is goed om die uit elkaar te houden.
Vraag 1: "We hebben heel veel lezers." Vanaf F64 hoeven lezers geen betaalde licentie meer. Maar F64 kost duizenden euro's per maand, terwijl Pro € 12,10 per persoon kost. Reken het na voor je eigen aantallen: pas bij grofweg een paar honderd lezers begint F64 op te wegen tegen Pro voor iedereen. De meeste mkb-bedrijven zitten daar ruim onder.
Vraag 2: "We willen ons dataplatform ook in Microsoft neerzetten." Dan kan een kleine capaciteit (F2 of F4) wel logisch zijn: je krijgt een plek om data op te halen, op te schonen en op te slaan, naast je rapporten. Dat is een keuze over je data engineering, niet over je dashboardlicenties. Houd er rekening mee dat je lezers op een kleine capaciteit nog steeds Pro nodig hebben.
Twijfel je of je dat platform nodig hebt? Begin dan zonder. Een datafundament kan ook prima buiten Fabric staan, en je kunt later altijd nog overstappen.
Rekenvoorbeeld: een mkb-bedrijf met 15 gebruikers
Een fictief voorbeeld om het concreet te maken. Een groothandel met 40 medewerkers wil een finance- en salesdashboard. Drie mensen bouwen of passen rapporten aan (de controller, de directeur en de salesmanager). Twaalf mensen kijken alleen: accountmanagers, teamleiders en het MT.
- Alleen Pro: 15 × € 12,10 = € 181,50 per maand, exclusief btw. Iedereen kan maken, delen en kijken. Acht verversingen per dag.
- Alles PPU: 15 × € 20,80 = € 312 per maand. Alleen zinvol als het model echt groter wordt dan 1 GB of als het MT elk halfuur verse cijfers wil.
- F64 met gratis lezers: drie Pro-licenties plus een capaciteit van duizenden euro's per maand. Bij twaalf lezers niet uit te leggen.
Voor dit bedrijf is Pro voor iedereen dus de logische keuze. De meeste winst zit niet in de licentie, maar in de vraag of de koppeling met de bronsystemen goed staat, zodat die acht verversingen per dag ook echt de juiste cijfers ophalen.
Zo kies je in vijf stappen
- Tel makers en lezers. Wie bouwt rapporten, wie kijkt alleen? Noteer de aantallen.
- Check je Microsoft 365-abonnement. Met E5 heb je Pro al. Met Business Basic, Standard of Premium niet.
- Schat de omvang van je data. Blijft je model onder 1 GB en is acht keer per dag verversen genoeg? Dan is Pro voldoende.
- Reken F64 alleen door bij honderden lezers. Daaronder is Pro voor iedereen vrijwel altijd goedkoper.
- Begin klein en schaal op. Licenties kun je later uitbreiden of wijzigen. Start met Pro voor de mensen die nu écht met de rapportage werken.
Twijfel je nog of Power BI überhaupt de volgende stap is? Lees dan eerst Excel of Power BI? Wanneer het tijd is om over te stappen.
Hulp bij je Power BI-opzet
De licentie is het makkelijkste deel. Het lastige zit in een datamodel dat klopt, koppelingen die elke dag stabiel draaien en KPI's waar iedereen hetzelfde onder verstaat. Wil je weten welke opzet bij jouw bedrijf past, kijk dan hoe we dashboarding aanpakken, of lees meer over onze werkwijze.