Welke contractgegevens uit Cirqll kun je in Make gebruiken?
Een contract in Cirqll hangt aan een relatie en heeft een eigenaar: de gebruiker die verantwoordelijk is. Volgens de API-documentatie van Cirqll (peildatum 12 oktober 2026) heeft een contract daarnaast deze velden:
- Naam en omschrijving: waar het contract over gaat.
- Startdatum en einddatum: de looptijd.
- Herinneringsdatum: een optionele datum waarop iemand iets met het contract moet doen.
- Prijs en prijstype: een bedrag per maand of per jaar.
- Archiefdatum: gevuld als het contract gearchiveerd is.
Je kunt contracten via de API filteren op archiefstatus, relatie en datumbereik. Dat is precies wat je nodig hebt om te vragen: "geef me alle actieve contracten die in de komende 60 dagen aflopen". Verder ondersteunt Cirqll webhooks op aanmaken, wijzigen en verwijderen, zodat Make direct een seintje krijgt als er iets aan een contract verandert.
Hoe je Cirqll in het algemeen aan Make koppelt, met een webhook-module en een HTTP-module met OAuth2, lees je in Cirqll en Make.com: 5 automatiseringen. Wat de API verder kan, staat in Cirqll API: wat je ermee kunt.
Factureert Cirqll zelf?
Nee. Cirqll is een CRM: je legt er relaties, kansen, afspraken en contracten in vast. Facturen maak je in je boekhoudpakket. De API van Cirqll heeft ook geen onderdeel voor facturen.
Daar zit meteen het probleem dat veel bedrijven herkennen. Het contract staat in Cirqll, de factuur in de boekhouding, en daartussen zit een mens die moet onthouden dat een nieuw contract ook een periodieke factuur betekent, en dat een prijsverhoging ook in de boekhouding moet worden doorgevoerd. Gaat dat mis, dan factureer je te laat, te weinig of helemaal niet.
Make kan die brug slaan. Veel boekhoudpakketten hebben een app in Make. Moneybird bijvoorbeeld heeft modules om onder meer contacten en verkoopfacturen aan te maken. Zo kan een wijziging in Cirqll automatisch een actie in de boekhouding starten, of in ieder geval een melding naar de persoon die de facturatie doet.
Welke opvolgacties rond contracten automatiseer je?
Deze vijf zijn voor de meeste bedrijven een logisch begin. Begin met één, laat die een paar weken draaien en bouw dan verder.
1. Verlengingen op tijd oppakken
Een scenario dat elke ochtend draait, vraagt de actieve contracten op waarvan de einddatum binnen bijvoorbeeld 90 dagen valt. Voor elk contract maakt Make een taak aan in Cirqll voor de eigenaar van het contract: "verlenging bespreken met deze klant". Gebruik je de herinneringsdatum, dan kan Make ook daarop sturen. Zo wordt een aflopend contract een geplande actie in plaats van een verrassing.
2. Nieuw contract, seintje aan de boekhouding
Er wordt een contract aangemaakt in Cirqll. Via een webhook ziet Make dat meteen, haalt de relatie erbij en stuurt de persoon die factureert een bericht met klant, bedrag, prijstype en startdatum. Wil je verder gaan, dan zoekt Make de klant op in je boekhoudpakket en maakt daar een conceptfactuur klaar. Concept, niet direct versturen: iemand kijkt er nog even naar.
3. Prijswijziging doorzetten
De prijs van een contract wordt aangepast, bijvoorbeeld na een jaarlijkse indexatie. Make vangt de wijziging op en meldt het oude en nieuwe bedrag aan de boekhouding. Zo blijft de periodieke factuur niet op het oude bedrag staan.
4. Beëindigd of gearchiveerd contract
Wordt een contract gearchiveerd of verloopt de einddatum, dan stuurt Make een melding: stop de periodieke factuur voor deze klant. Ook hier laat je het stoppen zelf bij voorkeur bij een mens, want soms loopt er nog een laatste termijn.
5. Maandelijkse controle: klopt contract met factuur?
Eén keer per maand zet Make de actieve contracten uit Cirqll naast de facturen uit je boekhouding en mailt een lijst met afwijkingen: contracten zonder factuur, of facturen voor klanten zonder actief contract. Dit is de automatisering die het meest oplevert, omdat je gemiste omzet vindt in plaats van alleen tijd bespaart.
Voorbeeld: een ochtendscenario voor contractopvolging
Een fictief voorbeeld om het concreet te maken. Een IT-dienstverlener met zo'n tachtig onderhoudscontracten legt alle contracten vast in Cirqll en factureert in Moneybird. Verlengingen worden nu opgepakt als iemand eraan denkt, en een nieuw contract wordt via de mail aan de boekhouder doorgegeven.
Het Make-scenario dat elke werkdag om 7:00 uur draait:
- Ophalen: Make vraagt via de Cirqll API alle niet-gearchiveerde contracten op, met de relatie erbij.
- Filteren: Make kijkt per contract naar de einddatum en de herinneringsdatum. Valt een van beide binnen 90 dagen, dan gaat het contract door naar de volgende stap.
- Dubbel voorkomen: Make controleert of er voor dit contract al een open verlengtaak is. Zo niet, dan maakt het er een aan voor de eigenaar.
- Samenvatten: de eigenaar krijgt één mail met alle contracten die zijn aandacht nodig hebben, gesorteerd op einddatum, met het bedrag per maand of per jaar erbij.
- Foutafhandeling: mislukt een stap, bijvoorbeeld omdat Cirqll even niet bereikbaar is, dan krijgt een vaste collega een melding. Een scenario dat stil faalt, is erger dan geen scenario.
Daarnaast draait er een tweede, kleiner scenario op een webhook: bij een nieuw of gewijzigd contract krijgt de boekhouder een bericht met de gegevens. Het resultaat: verlengingen worden op tijd besproken en de boekhouder hoort het direct als er iets verandert, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
Waar gaat het mis bij contractautomatisering?
- Onvolledige contracten. Een automatisering is zo goed als de data. Staat de einddatum niet goed, of wordt een contract nooit gearchiveerd, dan krijg je verkeerde seintjes. Spreek af wat een volledig contract is.
- Klanten die je niet kunt matchen. Om Cirqll aan je boekhouding te koppelen, moet Make weten welke relatie bij welke klant hoort. Een naam is daarvoor te zwak. Leg een klantnummer of KvK-nummer vast, bijvoorbeeld in een vrij veld in Cirqll.
- Tokens die verlopen. Een toegangstoken van Cirqll is 15 dagen geldig, een refresh-token 30 dagen. Een goed ingestelde OAuth2-verbinding ververst ze automatisch. Doe je dat niet, dan stopt je scenario zonder waarschuwing.
- De limiet van 100 verzoeken per minuut. Bij een paar honderd contracten en een extra verzoek per contract loop je daar snel tegenaan. Haal relaties in één keer mee met het contract en bouw waar nodig een pauze in.
- Tijdzones. Cirqll geeft datums terug in UTC. Een einddatum om middernacht Nederlandse tijd kan er in UTC uitzien als de dag ervoor. Reken daar in Make mee.
- Te veel automatisch willen versturen. Laat Make facturen als concept klaarzetten en meldingen sturen, maar laat het versturen naar klanten in het begin bij een mens.
En als je vooral overzicht wilt?
Make is sterk in actie: taken, meldingen, conceptfacturen. Wil je vooral zien hoeveel terugkerende omzet er in je contracten zit, hoe die zich ontwikkelt en welke contracten het komende kwartaal aflopen, dan is een dashboard de betere plek. Hoe je Cirqll-data in Power BI krijgt, lees je in Cirqll koppelen aan Power BI. Combineer je dat met je boekhouding, dan zie je contractwaarde en gefactureerde omzet naast elkaar.
Hulp bij het automatiseren van je Cirqll-contracten
Wil je je contractopvolging automatiseren zonder zelf met API's, tokens en foutafhandeling aan de slag te gaan? We bouwen Make-scenario's die aansluiten op je Cirqll-inrichting en je boekhoudpakket, met documentatie erbij. Bekijk wat we doen op het gebied van workflow automation, lees meer over onze Cirqll-koppeling met Power BI, bekijk de Moneybird-koppeling of alle koppelingen die we maken.