Waarom zou je Cirqll-data in een eigen database zetten?
Cirqll is gemaakt om je dagelijkse verkoop en relatiebeheer te organiseren. Daar is het goed in. Maar een CRM onthoudt vooral hoe iets er nu bij staat. Verschuift een kans van fase, wordt de waarde aangepast of wordt een kans gearchiveerd, dan zie je de nieuwe situatie. Hoe het er vorige maand uitzag, is lastig terug te halen.
Juist die vragen komen vaak op tafel in een managementoverleg:
- Hoe groot was de pijplijn eind vorig kwartaal, en is die gegroeid?
- Hoe lang blijft een kans gemiddeld in de fase "Voorstel verzonden"?
- Hoeveel van de kansen die in januari openstonden, zijn uiteindelijk gewonnen?
- Klopt de gewonnen omzet in Cirqll met wat er in de boekhouding is gefactureerd?
Een directe koppeling tussen Cirqll en Power BI, zoals we die beschrijven in Cirqll koppelen aan Power BI, is prima voor een actueel dashboard. Voor deze historische vragen heb je een plek nodig die zelf onthoudt. Dat is een eigen database.
Welke Cirqll-data haal je op voor je database?
Via de Cirqll API kun je onder meer relaties, contactpersonen, kansen, opdrachten, contracten, taken, afspraken, notities en vrije velden ophalen, voor zover de gekoppelde gebruiker daar rechten voor heeft. Wat we uitgebreider over de mogelijkheden schreven, lees je in Cirqll API: wat je ermee kunt.
Voor een eerste database hoef je niet alles op te halen. Begin met wat je voor je vragen nodig hebt. Voor pijplijnhistorie is dat meestal:
- Kansen, met onder meer naam, waarde, percentage, eigenaar, relatie en de datum waarop de kans is aangemaakt en voor het laatst is gewijzigd.
- Relaties, zodat je kansen kunt groeperen per klant, branche of regio.
- Gebruikers, om kansen aan een verkoper toe te kennen.
- Vrije velden die je zelf in Cirqll hebt aangemaakt, zoals een leadbron of productgroep. Daar zit vaak de meest waardevolle informatie.
Contracten en opdrachten voeg je later toe, als je ook wilt volgen wat er na het winnen van een kans gebeurt.
Hoe haal je Cirqll-data op zonder alles steeds opnieuw te laden?
De Cirqll API werkt met OAuth2 en JSON. Een paar eigenschappen maken het ophalen voor een database een stuk eenvoudiger (gecontroleerd in de openbare documentatie op 20 oktober 2026):
- Filteren en sorteren. Je kunt resultaten filteren met operatoren zoals "groter dan of gelijk aan", en sorteren. Kansen hebben een veld met de datum van de laatste wijziging. Daarmee haal je bij elke run alleen op wat sinds de vorige keer is veranderd.
- Pagineren. Je haalt gegevens in porties op. Handig als je de eerste keer de volledige historie binnenhaalt.
- Gerelateerde gegevens meeladen en velden beperken. Je kunt bijvoorbeeld de relatie in één keer met de kans meeladen, en alleen de velden opvragen die je nodig hebt.
- Webhooks. Voor vrijwel alle onderdelen kun je webhooks instellen op aanmaken, wijzigen en verwijderen. Zo krijg je ook mee als een record verdwijnt, iets wat je met alleen periodiek ophalen makkelijk mist.
Houd rekening met twee grenzen. Cirqll staat maximaal 100 verzoeken per minuut per client toe, en alle datums komen terug in UTC. Dat laatste lijkt een detail, maar een kans die om 00:30 Nederlandse tijd is gewonnen, valt in UTC nog op de dag ervoor. Zet de tijdzone dus één keer goed om in je database, niet in elk rapport apart.
Hoe bouw je historie op met je Cirqll-data?
Een database onthoudt alleen wat je erin vastlegt. Als je elke nacht de kansen-tabel overschrijft met de nieuwste stand, heb je nog steeds geen historie. Er zijn twee gangbare manieren om dat op te lossen:
- Dagelijkse momentopname. Elke nacht sla je van alle openstaande kansen een kopie op, met de datum erbij. Eenvoudig te bouwen en goed te begrijpen. Je ziet per dag hoe groot de pijplijn was en in welke fase elke kans stond.
- Wijzigingen bijhouden. Je slaat alleen een nieuwe regel op als er iets aan een kans verandert, met een "geldig van" en "geldig tot" datum. Zuiniger met opslag en preciezer, maar lastiger om goed te bouwen.
Voor de meeste mkb-bedrijven is een dagelijkse momentopname het juiste begin. Het aantal kansen in een CRM is zelden zo groot dat opslag een probleem wordt, en de rapporten erop zijn eenvoudiger te maken en te controleren.
Belangrijk: historie begint op de dag dat je begint met vastleggen. Wat er in het verleden in Cirqll is veranderd, haal je achteraf niet meer terug. Dat is een goede reden om niet te lang te wachten.
Welke database kies je voor je Cirqll-data?
Daar hoef je niet lang over na te denken. Een gewone relationele database, zoals PostgreSQL of SQL Server, is voor dit doel ruim voldoende. Belangrijker dan het merk zijn deze vragen:
- Kan Power BI er goed bij? Beide genoemde databases zijn met een standaard connector te ontsluiten.
- Waar draait het, en wie beheert het? Een beheerde clouddatabase scheelt je onderhoud aan servers en back-ups.
- Kan het meegroeien? Wil je later ook boekhouding, urenregistratie of planning toevoegen, dan is het handig als dat in dezelfde database kan.
Dat laatste is waar de echte winst zit. Zodra Cirqll-data naast je factuurgegevens staat, kun je eindelijk gewonnen kansen naast gefactureerde omzet leggen. Hoe dat past in het grotere plaatje, lees je in wat is een datafundament.
Een voorbeeld: van "hoe staat het ervoor?" naar "hoe ontwikkelt het zich?"
Een fictief, maar herkenbaar voorbeeld. Een adviesbureau met vijf verkopers werkt al een paar jaar met Cirqll. Elke maandag kijkt het team naar de pijplijn in Cirqll en aan het eind van elk kwartaal maakt iemand een export naar Excel om de stand te bewaren. Die exports staan in een map, elk net iets anders opgebouwd.
De directie wil weten waarom het tweede kwartaal tegenviel. Waren er minder nieuwe kansen, bleven ze langer hangen of werden er meer verloren? Met de losse exports is dat niet te zeggen.
De aanpak:
- Er komt een kleine database met vier tabellen: kansen, relaties, gebruikers en een tabel met dagelijkse momentopnames van de kansen.
- Een geplande koppeling haalt elke nacht de kansen op die sinds de vorige run zijn gewijzigd, en legt van alle openstaande kansen een momentopname vast.
- De oude kwartaalexports worden één keer ingelezen als beginpunt, met de kanttekening dat die historie grover is.
- In Power BI komt een rapport met de pijplijn per week, de doorlooptijd per fase en de winkans per maand van aanmaken.
Na een paar maanden kan het team niet alleen zien hoe het ervoor staat, maar ook hoe dat zo gekomen is. Welke pagina's je zo'n rapport verder kunt geven, lees je in het Cirqll sales-dashboard in Power BI.
Waar gaat het mis bij Cirqll-data in een database?
- Geen bewaking op de koppeling. Een nachtelijke run die een week stilvalt, laat een gat in je historie achter dat je niet meer kunt dichten. Zorg dat iemand een melding krijgt als het misgaat. In Make.com foutafhandeling lees je hoe je dat aanpakt.
- Verlopen tokens. Een toegangstoken van Cirqll is 15 dagen geldig, een refresh-token 30 dagen. Regel dat de koppeling tokens tijdig ververst.
- Fases hernoemen zonder afspraak. Je geeft fases in Cirqll zelf een naam. Hernoem je er een, dan lijken oude en nieuwe momentopnames over iets anders te gaan. Leg vast welke fase-namen bij elkaar horen.
- Vrije velden vergeten. Juist de eigen velden geven je rapporten betekenis. Neem ze vanaf het begin mee, ook als je ze nog niet direct gebruikt.
Hulp bij je Cirqll-data in een database
Het opzetten van de koppeling, de database en de historie is wat wij onder data engineering verstaan. De rapporten erbovenop vallen onder dashboarding. Meer over onze samenwerking met Cirqll en de Cirqll Power BI Connector lees je op onze Cirqll-pagina, en welke andere pakketten we kunnen ontsluiten zie je bij onze koppelingen.