Wat laat een Cirqll sales-dashboard zien dat Cirqll zelf niet laat zien?

Cirqll laat je goed zien wat er vandaag in je pipeline staat. Voor het dagelijkse werk is dat precies wat je nodig hebt. Een sales-dashboard in Power BI beantwoordt een ander soort vraag: hoe ontwikkelt het zich, en wat mag je ervan verwachten?

Denk aan vragen als:

  • Hoeveel offertes staan er uit, en hoe lang al?
  • Welk deel van onze offertes wordt uiteindelijk een opdracht?
  • Wat levert de pipeline op als we rekening houden met de kans van slagen?
  • Liggen we op koers voor ons doel van dit kwartaal?

In ons artikel Cirqll koppelen aan Power BI lees je hoe de koppeling werkt en welke vijf basiscijfers op een eerste dashboard horen. Dit artikel gaat een stap verder: hoe je specifiek de offertefase en de forecast goed in beeld krijgt.

Hoe maak je offertes in Cirqll meetbaar?

Eerst een praktisch punt. In de Cirqll API is een offerte geen apart onderdeel. De openbare documentatie op docs.api.cirqll.nl noemt onder "Financial" drie onderdelen: kansen, opdrachten en contracten (peildatum 8 oktober 2026). Een offerte volg je dus via de kans.

Dat werkt prima, zolang je het consequent doet. Een kans heeft in Cirqll onder meer een naam, een waarde, een percentage, een eigenaar en een relatie. Je kansfases geef je zelf een naam, bijvoorbeeld "Voorstel verzonden", "In onderhandeling" en "Mondeling akkoord". Een gewonnen kans kun je koppelen aan een opdracht of een contract, en afgeronde kansen kun je archiveren.

Voor een betrouwbaar offerte-overzicht spreek je drie dingen af:

  1. Welke fase "offerte verstuurd" betekent. Eén fase, met een duidelijke naam, die iedereen op hetzelfde moment gebruikt: zodra de offerte de deur uit is.
  2. Wat de waarde van een kans is. Het offertebedrag exclusief btw, en niet een eerste grove schatting die nooit wordt bijgewerkt.
  3. Hoe een kans eindigt. Gewonnen wordt gekoppeld aan een opdracht of contract, verloren krijgt een vaste markering. Zo kun je later zuiver tellen wat er gewonnen en verloren is.

Leg je ook vast waarom een offerte is verloren, bijvoorbeeld in een vrij veld met vaste keuzes als "prijs", "timing" of "concurrent", dan krijg je er gratis een verliesanalyse bij.

Welke pagina's horen in een Cirqll sales-dashboard?

Vier pagina's zijn genoeg. Elke pagina beantwoordt één vraag.

1. Openstaande offertes

Een lijst van alle kansen in de offertefase, met relatie, eigenaar, waarde en het aantal dagen sinds de kans is aangemaakt of voor het laatst is bijgewerkt. Sorteer op leeftijd. Een offerte die drie weken zonder reactie ligt, is een belmoment, geen statistiek.

2. Offerteconversie

Welk deel van de verstuurde offertes wordt gewonnen? Reken het uit over afgesloten kansen: gewonnen gedeeld door gewonnen plus verloren. Bekijk het per maand, per verkoper en per type dienst of productgroep. Daar zie je waar het goed gaat en waar offertes structureel stranden.

3. Gewogen pipeline en forecast

Hier gebruik je het percentage van de kans. Een offerte van € 10.000 met 40% slagingskans telt in de gewogen pipeline mee voor € 4.000. Tel je dat op per verwachte maand, dan krijg je een realistischer beeld dan de optelsom van alle open bedragen. Zet het af tegen je doel. Cirqll kan per gebruiker een financieel doel vastleggen; dat kun je als doelwaarde gebruiken, of je houdt de doelen bij in een eigen tabel.

4. Van verkocht naar uitgevoerd

Omdat een gewonnen kans aan een opdracht of contract kan hangen, kun je laten zien wat er na de verkoop gebeurt: welke gewonnen deals al een opdracht hebben, welke contracten lopen en welke binnenkort aflopen. Zo sluit je sales-dashboard aan op wat er daarna in je bedrijf gebeurt.

Welke berekeningen heb je nodig, en waar gaat het vaak mis?

De berekeningen zelf zijn niet ingewikkeld. Het gaat mis bij de definities.

  • Percentages die niemand bijwerkt. Een gewogen forecast is zo goed als de percentages erin. Spreek een vast percentage per fase af, of reken het percentage in Power BI af van de fase, in plaats van het per kans op gevoel te laten invullen.
  • Verloren of gewoon vergeten? Kansen die maanden stilliggen, vertekenen je pipeline. Spreek af dat een kans na een vaste termijn zonder activiteit wordt beoordeeld en afgesloten.
  • Datums. Wil je doorlooptijd per fase meten, dan heb je wijzigingsmomenten nodig, niet alleen de huidige stand. Een momentopname van vandaag zegt niets over hoe lang een kans in "Voorstel verzonden" heeft gestaan. Sla daarom dagelijks een momentopname op, bijvoorbeeld in een eigen database. Dat is een klus voor data engineering.
  • Bedragen en btw. Kies één keer of je inclusief of exclusief btw rapporteert, en houd je eraan.

Werk je niet met Cirqll maar met HubSpot of Teamleader? De opbouw is vergelijkbaar. Lees dan Sales-dashboard in Power BI: 5 KPI's die ertoe doen.

Voorbeeld: een installatiebedrijf met veel offertes

Een fictief voorbeeld. Een installatiebedrijf met drie verkopers verstuurt elke maand tientallen offertes, van kleine reparaties tot grote projecten. Alles staat in Cirqll, maar op de vraag "hoeveel offertes staan er uit en wat gaan die opleveren?" heeft niemand een snel antwoord.

Zo pakken ze het aan:

  1. Fases opschonen. Ze brengen de kansfases terug naar vijf, met één duidelijke fase "Offerte verstuurd", en koppelen aan elke fase een vast percentage.
  2. Verliesreden toevoegen. Een vrij veld met vier vaste keuzes, verplicht bij het afsluiten van een verloren kans.
  3. Koppelen. De kansen, relaties en opdrachten komen via een connector in Power BI.
  4. Vier pagina's bouwen. Openstaande offertes, conversie, gewogen forecast en verkocht versus uitgevoerd.
  5. Werkafspraak. Elke maandag lopen ze samen de lijst met offertes ouder dan twee weken door.

Na een paar maanden zien ze bijvoorbeeld dat kleine offertes vaak worden gewonnen, maar dat grote projectoffertes vooral op timing worden verloren. Dat is een gesprek dat je zonder dashboard niet voert.

Wil je dat een verkoper automatisch een seintje krijgt als een offerte twee weken openstaat? Dat bouw je met een automatisering. Voorbeelden staan in Cirqll en Make.com: 5 automatiseringen.

Stappenplan: zo begin je met je Cirqll sales-dashboard

  1. Kies je drie belangrijkste vragen. Bijvoorbeeld: welke offertes moeten deze week nagebeld worden, hoeveel procent winnen we, halen we het kwartaaldoel?
  2. Maak de fases en afspraken eenduidig. Eén offertefase, vaste percentages per fase en een vaste manier om kansen af te sluiten.
  3. Ruim oude kansen op. Sluit kansen af die al maanden stilstaan, anders begint je dashboard met een vertekende pipeline.
  4. Koppel Cirqll aan Power BI en controleer de totalen: aantal open kansen en de pipelinewaarde moeten overeenkomen met wat je in Cirqll ziet.
  5. Begin met de pagina openstaande offertes. Die levert direct actie op. Conversie en forecast worden pas betrouwbaar als er een paar maanden schone data is.

Lees ook Meer uit je Cirqll-rapportage halen met Power BI voor de vraag wanneer de rapportage in Cirqll zelf genoeg is en wanneer niet.

Hulp bij je Cirqll sales-dashboard

Je hoeft de koppeling niet zelf te bouwen. Met de Cirqll Power BI Connector komen je Cirqll-gegevens in je eigen Power BI-omgeving, met een dashboardtemplate met pipeline-, analyse- en afsprakenpagina's en een Deal Explorer. Wil je het dashboard afstemmen op je eigen offerteproces, of Cirqll combineren met je boekhouding? Bekijk wat we doen op het gebied van dashboarding en welke andere koppelingen we maken.