Wat laat de rapportage in Cirqll je zien?

Cirqll geeft je team elke dag een helder overzicht. Het dashboard laat je openstaande taken, je lopende kansen en je contracten zien. Met kleurcodes en filters houd je overzicht, en verlopen contracten springen er in het rood uit. Daarnaast is er een financieel dashboard dat in één oogopslag laat zien hoe je ervoor staat.

Je verkooppijplijn werkt met fases die je zelf een naam geeft, zoals "Voorstel verzonden" of "In onderhandeling". Daarmee zie je op elk moment welke kansen waar staan. Voor een accountmanager die wil weten wat hij vandaag moet doen, is dat precies genoeg.

Cirqll is gebouwd om het verkoopwerk te organiseren, en dat doet het goed. Wil je daarnaast vragen beantwoorden die over meerdere maanden of meerdere systemen gaan, dan voeg je een tweede laag toe. Daar komt Power BI in beeld.

Wanneer is het tijd voor de volgende stap?

Meestal merk je dat aan een paar herkenbare momenten. Herken je er twee of meer, dan haal je met Power BI waarschijnlijk veel meer uit je Cirqll-data.

  • Elke maand een Excel-export. Iemand exporteert lijsten uit Cirqll, plakt ze in een spreadsheet en bouwt daar draaitabellen op. Dat kost elke keer een paar uur en het resultaat is verouderd zodra het klaar is.
  • Discussie over de cijfers. De salesmanager noemt een ander pipelinebedrag dan de directeur, omdat ieder een andere filter of een andere export gebruikt.
  • Je wilt trends zien. Naast hoe de pipeline er nu voor staat, wil je weten hoe die zich de afgelopen twaalf maanden heeft ontwikkeld en welke maanden structureel sterker of zwakker zijn.
  • Je wilt verkoop en facturatie naast elkaar zien. Gewonnen kansen staan in Cirqll, facturen in je boekhouding. Je wilt weten hoeveel van wat je verkocht ook gefactureerd en ontvangen is.
  • Vragen die blijven liggen. Welke leadbron levert de grootste deals? Hoe lang staat een kans gemiddeld in "In onderhandeling"? Zonder analyse-laag kost het antwoord te veel handwerk.

Welke rapporten voeg je met Power BI toe?

In gesprekken met mkb'ers komen steeds dezelfde vier rapporten terug. Het zijn analyses die je over een langere periode of naast een tweede bron wilt bekijken.

  1. Pipeline over tijd. Niet alleen de huidige waarde per fase, maar de ontwikkeling per maand. Groeit de pipeline, of teren je verkopers in op wat er al stond?
  2. Conversie per fase. Hoeveel procent van de kansen komt van "Voorstel verzonden" naar "Mondeling akkoord", en waar haken klanten af? Dit is de trechter die je verkoopproces echt verbetert.
  3. Prestaties per verkoper en per leadbron. Win rate, gemiddelde dealwaarde en doorlooptijd naast elkaar, zodat je ziet waar de verschillen zitten. Eigen vrije velden in Cirqll, zoals productgroep of leadbron, zijn hier vaak de interessantste dimensie.
  4. Van kans tot cash. Gewonnen omzet uit Cirqll naast gefactureerde en ontvangen bedragen uit je boekhouding. Daarmee zie je of je salesdoel ook in de bank terechtkomt.

Een algemeen overzicht van welke cijfers op een dashboard horen, lees je in De 10 KPI's die elk mkb-dashboard nodig heeft.

Waarom niet gewoon blijven exporteren naar Excel?

Je kunt gegevens uit Cirqll exporteren, en voor een eenmalige analyse is dat prima. Als vast maandrapport gaat het om drie redenen knellen.

Ten eerste kost het steeds dezelfde tijd. Wat één keer twee uur werk is, is per jaar drie werkdagen. Ten tweede is het foutgevoelig: een verkeerde filter of een vergeten tabblad en je cijfers kloppen niet meer, zonder dat iemand het merkt. Ten derde blijft de kennis in één persoon zitten. Is die op vakantie, dan is er geen rapport.

Power BI haalt de gegevens automatisch op, rekent overal met dezelfde definities en ververst op een vast moment. Het rapport ziet er elke maandag hetzelfde uit, en iedereen kijkt naar dezelfde cijfers. Meer over die afweging lees je in Excel of Power BI? Wanneer het tijd is om over te stappen.

Hoe vult Power BI je Cirqll-rapportage aan?

Cirqll heeft een API waarmee je de belangrijkste onderdelen kunt uitlezen: relaties, contactpersonen, kansen, afspraken, taken, contracten en vrije velden. Power BI zet die gegevens in een datamodel, en daarop bouw je de analyses die je naast je dagelijkse werk in Cirqll wilt doen.

Zo vullen ze elkaar aan:

  • Cirqll blijft de plek waar je team werkt: kansen bijwerken, afspraken plannen, contracten beheren.
  • Power BI is de plek waar je terugkijkt en vergelijkt: trends, conversie, prestaties en de koppeling met je financiële cijfers.

Je hoeft die koppeling niet zelf te bouwen. Met de Cirqll Power BI Connector komen de tabellen klaar voor gebruik in Power BI binnen, en het bijbehorende dashboardtemplate geeft je direct pipeline-, analyse- en afsprakenpagina's. Hoe je zo'n dashboard stap voor stap opbouwt, lees je in Cirqll koppelen aan Power BI.

Wil je Cirqll combineren met je boekhouding, of wil je lange historie bewaren, zodat je ook ziet hoe de pipeline er vorig jaar voor stond? Dan is een tussenlaag met een eigen database vaak de verstandigste route. Dat is data engineering-werk, en het is de basis onder een betrouwbare rapportage.

Voorbeeld: van maandelijkse export naar een vast salesrapport

Een fictief voorbeeld om het concreet te maken. Een installatiebedrijf met drie accountmanagers werkt al een paar jaar met Cirqll. Elke eerste maandag van de maand exporteert de officemanager de kansen naar Excel, voegt de facturen uit de boekhouding toe en maakt een overzicht voor het managementoverleg. Dat kost een halve dag, en in het overleg gaat de eerste twintig minuten op aan de vraag of de cijfers kloppen.

Na de koppeling met Power BI ziet het er zo uit:

  • Pagina 1, overzicht: gewonnen omzet deze maand en dit jaar tegenover het doel, en de pipelinewaarde per fase.
  • Pagina 2, trechter: conversie tussen de kansfases en de gemiddelde doorlooptijd, per accountmanager.
  • Pagina 3, van kans tot cash: gewonnen kansen naast gefactureerde en openstaande bedragen.
  • Pagina 4, acties: open kansen zonder geplande afspraak of taak, gesorteerd op waarde.

De export is verdwenen. Het overleg begint met de vraag waarom de conversie van voorstel naar akkoord deze maand lager ligt, en niet meer met de vraag welk getal klopt.

Stappenplan: zo pak je het aan

  1. Schrijf je vragen op. Welke drie tot vijf vragen kun je nu niet of alleen met veel moeite beantwoorden? Die bepalen wat je gaat bouwen.
  2. Leg definities vast. Wanneer telt een kans als verloren? Rekenen we met de verwachte of de definitieve waarde? Spreek het één keer af en schrijf het op.
  3. Ruim je data op. Zorg dat kansen een waarde, eigenaar en fase hebben, en dat oude kansen netjes zijn afgesloten. Power BI laat rommel zien, maar ruimt het niet op.
  4. Koppel en controleer de totalen. Klopt het aantal open kansen en de pipelinewaarde in Power BI met wat je in Cirqll ziet? Pas dan bouw je verder.
  5. Begin met één rapport. Vervang eerst het maandrapport dat nu de meeste tijd kost. De rest volgt als het team erom vraagt.
  6. Regel licenties. Wie een gedeeld rapport in de Power BI-service wil bekijken, heeft in de meeste situaties een Pro-licentie nodig. Zie Power BI-licenties in 2026.

Wil je daarna ook laten handelen op wat je ziet, bijvoorbeeld een seintje als een grote kans twee weken stil ligt? Dat voeg je toe met workflow automation. Lees ook Cirqll automatiseren: welke handmatige taken je als eerste wegneemt.

Hulp bij je Cirqll-rapportage

Wil je meer uit je Cirqll-rapportage halen? Bekijk de Cirqll Power BI Connector en het dashboardtemplate, of lees wat we doen op het gebied van dashboarding. Wil je Cirqll naast je boekhouding of andere systemen leggen, kijk dan welke koppelingen er zijn.