Waar zit het handwerk rond Cirqll meestal?
Cirqll is het systeem waarin je relaties, contactpersonen, kansen, afspraken, taken, opdrachten en contracten bijhoudt. Het handwerk zit zelden in Cirqll zelf, maar op de randen: waar informatie het CRM in of uit moet. In de praktijk zien we steeds dezelfde plekken:
- Gegevens overtypen. Een aanvraag komt binnen via het webformulier of de mail en iemand zet hem met de hand in Cirqll.
- Vervolgstappen onthouden. Een kans verschuift naar een volgende fase en daarna moet er van alles gebeuren: een bevestiging, een interne overdracht, een planning. Dat hangt nu af van wie eraan denkt.
- Data dubbel bijhouden. Een gewonnen opdracht moet ook in de boekhouding, de planning of het projectsysteem. Dezelfde klantgegevens staan zo op drie plekken, en na een jaar kloppen ze nergens meer allemaal.
- Datums in de gaten houden. Contracten die aflopen, offertes waar geen reactie op komt, klanten waar al maanden niemand contact mee heeft gehad.
- Rapportages samenstellen. Elke maand een export naar Excel, wat knippen en plakken en een overzicht voor het overleg.
Niet al dat werk hoeft weg. Maar het is wel de lijst waar je uit kiest.
Welke taken automatiseer je als eerste?
Loop je lijst langs met vier vragen. Hoe vaker je "ja" zegt, hoe hoger de taak op de lijst komt.
- Komt het vaak voor? Een taak die tien keer per week terugkomt, levert meer op dan een taak van één keer per kwartaal, ook als die laatste vervelender is.
- Verloopt het altijd volgens dezelfde regels? "Als een kans op Mondeling akkoord komt, dan maken we een opdracht aan" is te automatiseren. "Als de klant belangrijk voelt, bellen we even" niet.
- Blijft het nu liggen of gaat het mis? Een lead die drie dagen in een inbox ligt of een contract dat stilzwijgend verlengt, kost geld. Tijdwinst is mooi, fouten voorkomen is vaak meer waard.
- Is de data die je nodig hebt goed genoeg? Een automatisering die op een leeg of rommelig veld leunt, doet vooral snel het verkeerde. Staat de informatie nog niet netjes in Cirqll, dan is dat stap één.
Twijfel je tussen twee taken, kies dan de taak die het kleinst en het best af te bakenen is. Een eerste automatisering die na twee weken stabiel draait, geeft vertrouwen voor de volgende. Meer over deze manier van kiezen, los van Cirqll, lees je in workflow automation: 7 processen die je als eerste automatiseert.
Wat kan Cirqll zelf al, zonder extra tool?
Voordat je iets bouwt, is het slim om te kijken wat er in Cirqll al aanwezig is. Een paar dingen die je vaak over het hoofd ziet:
- De dagelijkse takenmail. Cirqll kan je 's ochtends een e-mail sturen met je openstaande taken. Voor "vergeten op te volgen" is dat soms al genoeg, als taken consequent worden aangemaakt.
- Eigen fases voor kansen. Je geeft de fases van een kans zelf een naam, zoals "Voorstel verzonden" of "In onderhandeling". Duidelijke fases zijn de basis voor bijna elke automatisering daarna, want een faseovergang is het moment waarop je iets wilt laten gebeuren.
- Vrije velden. Mis je een gegeven, bijvoorbeeld een contracttype of een regio, dan leg je dat vast in een vrij veld in plaats van in een notitie. Een automatisering kan met een veld werken, met vrije tekst veel minder.
- Import en export. Voor een eenmalige opschoning of het overzetten van een bestaande lijst hoef je niets te bouwen.
- Bestaande koppelingen. Cirqll noemt zelf koppelingen met onder andere KVK, Outlook en Google. Kijk eerst of daarmee al een stuk overtypen verdwijnt.
Pas als het werk tussen Cirqll en een ander systeem zit, of uit meerdere stappen met voorwaarden bestaat, heb je een automatiseringsplatform nodig.
Zapier of Make: welk gereedschap past bij welke taak?
Cirqll heeft een eigen app in Zapier, met triggers op gebeurtenissen rond onder andere kansen, afspraken, taken en contracten, en acties om gegevens aan te maken, bij te werken of te zoeken. Daarnaast heeft Cirqll een REST API en webhooks, waarmee je vanuit Make of een eigen oplossing werkt. Een grove verdeling:
- Zapier is handig voor korte "als dit, dan dat"-stappen: een nieuwe relatie in Cirqll zet een contact klaar in je mailingtool, of een formulier maakt een taak aan.
- Make past beter bij workflows met meerdere stappen, voorwaarden en foutafhandeling: eerst zoeken of een relatie al bestaat, dan aanmaken of bijwerken, dan de juiste collega kiezen, en een melding als er iets misgaat. In Make werk je met de Cirqll API via webhook- en HTTP-modules; welke vijf scenario's we als eerste inrichten, lees je in Cirqll en Make.com: 5 automatiseringen.
- Power BI is geen automatiseringstool, maar neemt wel het maandelijkse knip- en plakwerk voor rapportages weg. Hoe dat werkt, lees je in Cirqll koppelen aan Power BI.
Twijfel je tussen Make en n8n als platform, dan helpt Make vs n8n je verder.
Voorbeeld: een adviesbureau maakt zijn lijst
Een fictief voorbeeld om het concreet te maken. Een adviesbureau met acht medewerkers werkt al een paar jaar met Cirqll. Iedereen heeft het gevoel dat er "te veel administratie" is, maar niemand kan precies zeggen waar. In een uur aan tafel komt deze lijst eruit:
- Aanvragen van de website overtypen in Cirqll: zo'n tien keer per week, vaste regels, blijft soms dagen liggen.
- Na "Mondeling akkoord" een opdracht aanmaken en de projectleider inlichten: een paar keer per week, vaste regels, gaat regelmatig mis.
- Gewonnen opdrachten overnemen in de boekhouding: een paar keer per week, vaste regels, maar klantnummers verschillen per systeem.
- Aflopende contracten opzoeken: eens per maand, vaste regels, en één keer vorig jaar te laat.
- Maandrapportage voor het overleg maken: eens per maand, kost een halve dag.
- Bij belangrijke klanten "even bellen": geen vaste regels, blijft handwerk.
De volgorde wordt: eerst taak 1 en 2, want die komen vaak voor, volgen vaste regels en gaan nu mis. Taak 4 is klein en snel gebouwd, dus die gaat mee. Taak 3 wacht tot de klantnummers tussen Cirqll en de boekhouding zijn rechtgezet, anders automatiseer je de rommel mee. Taak 5 wordt een dashboard in plaats van een automatisering. En taak 6 blijft mensenwerk, maar met een taak in Cirqll als geheugensteun.
Stappenplan: Cirqll automatiseren in vijf stappen
- Maak de lijst. Vraag iedereen die met Cirqll werkt een week lang te noteren welk werk ze dubbel of met de hand doen. Een gedeeld document is genoeg.
- Rangschik met de vier vragen. Hoe vaak, welke vaste regels, wat gaat er nu mis, is de data goed genoeg. Kies er twee of drie om mee te beginnen.
- Ruim de data op die je nodig hebt. Dubbele relaties samenvoegen, fases van kansen eenduidig maken, lege velden invullen. Leg vast waarop je een bestaande relatie herkent.
- Kies per taak het gereedschap. Wat Cirqll zelf kan, stel je daar in. Korte stappen via Zapier, meerstaps-workflows via Make of de API, rapportages in Power BI.
- Bouw, test en leg vast. Test met echte gevallen, zorg voor een melding als een stap faalt en noteer welke automatiseringen er draaien en wie de eigenaar is. Daarna pas de volgende taak.
Waar gaat het mis bij het automatiseren van Cirqll?
- Alles tegelijk willen. Tien automatiseringen in een maand betekent tien dingen die tegelijk kunnen haperen. Begin klein en bouw uit.
- Automatiseren op rommelige data. Staat dezelfde klant er drie keer in, dan maakt een automatisering er zo een vierde bij.
- Een koppeling via een persoonlijk account. Gebruik een aparte gebruiker met alleen de rechten die de koppeling nodig heeft. Anders stopt alles zodra die collega vertrekt of zijn wachtwoord wijzigt.
- Geen foutmelding. Een automatisering die stil faalt, is erger dan geen automatisering, omdat iedereen ervan uitgaat dat het werk gedaan is.
- Het menselijke deel weg-automatiseren. Een automatische "bedankt voor je aanvraag"-mail is prima. Een automatisch opvolgbericht aan een klant met wie je net een lastig gesprek had, niet. Houd een mens aan het stuur waar het contact persoonlijk is.
Hulp bij het automatiseren van Cirqll
Wil je Cirqll automatiseren zonder zelf met API's, webhooks en tokens aan de slag te gaan? We helpen je de lijst te maken, kiezen per taak het juiste gereedschap en bouwen de automatiseringen met foutafhandeling en documentatie. Bekijk wat we doen op het gebied van workflow automation, lees meer over onze Cirqll-koppeling met Power BI of bekijk alle koppelingen.