Waarom een sales-dashboard in Power BI en niet in je CRM?

HubSpot en Teamleader hebben allebei eigen rapportages. Voor een snelle blik op je pijplijn zijn die prima. Het schuurt op drie punten:

  • Je wilt sales naast andere data zien. Een deal is pas echt binnen als hij gefactureerd en betaald is, en die data staat in je boekhouding. In Power BI zet je CRM-data naast omzet, marge en uren.
  • Je wilt historie. Een CRM laat vooral zien hoe het er nú voor staat. Hoe groot was de pijplijn drie maanden geleden? Hoe lang duurde een deal vorig jaar gemiddeld? Dat soort vragen vraagt om data die je over tijd bewaart.
  • Je wilt vaste definities. In een CRM kan iedereen zijn eigen rapport bouwen, met eigen filters. Voor een wekelijks salesoverleg wil je één versie van de waarheid.

Twijfel je of je überhaupt al aan Power BI toe bent? Lees dan eerst Excel of Power BI? Wanneer het tijd is om over te stappen.

Welke 5 sales-KPI's horen op je dashboard?

In de 10 KPI's die elk mkb-dashboard nodig heeft staan drie sales-cijfers voor het directieoverzicht. Een sales-dashboard gaat een laag dieper: dit is het scherm waar het salesteam zelf mee werkt.

1. Pijplijndekking

De gewogen waarde van je open deals per maand van verwachte afsluiting, gedeeld door je omzetdoel voor die maand. Een dekking van 1 betekent dat je doel alleen gehaald wordt als alles precies volgens de kansinschatting verloopt. De meeste teams willen daarom ruim boven de 1 zitten. Welke norm bij jou past, lees je af aan je eigen win rate. Gewogen betekent: dealwaarde maal de kans die bij de fase hoort. Die kans stel je in HubSpot en Teamleader per fase in.

2. Win rate

Het aandeel gewonnen deals van alle deals die zijn afgesloten, gewonnen of verloren, in een periode. Bereken hem op aantal én op waarde: win je veel kleine deals en verlies je de grote, dan zie je dat alleen als je beide naast elkaar zet. Per verkoper, per bron of per producttype wordt het pas echt bruikbaar.

3. Doorlooptijd van een deal

Het aantal dagen tussen het aanmaken van een deal en het winnen ervan. Een langere doorlooptijd betekent dat omzet later binnenkomt dan je denkt, en vaak ook dat een verkoper te veel deals tegelijk heeft lopen. Kijk naar de mediaan, niet alleen het gemiddelde: één deal die een jaar heeft gelopen, trekt het gemiddelde flink omhoog.

4. Stilstaande deals

Het aantal en de waarde van open deals waar al een bepaalde tijd niets mee is gebeurd, bijvoorbeeld 30 dagen geen fasewissel en geen activiteit. Dit is het cijfer waar het team direct iets mee kan: bellen, bijwerken of afsluiten als verloren. Het houdt ook je andere KPI's eerlijk, want een pijplijn vol oude deals ziet er beter uit dan hij is.

5. Nieuwe kansen per bron

Hoeveel nieuwe deals er per week of maand bijkomen, en waar ze vandaan komen: website, netwerk, bestaande klant, beurs. Dit is het vroegste signaal dat je hebt. Droogt de instroom nu op, dan zie je dat over twee of drie maanden terug in je omzet.

Hoe krijg je HubSpot- of Teamleader-data in Power BI?

Bij het schrijven van dit artikel (29 september 2026) vonden we voor HubSpot en Teamleader geen standaardconnector van Microsoft in Power BI. Er zijn wel externe connectoren van derde partijen, en beide pakketten hebben een API. Grofweg heb je drie routes:

  • Exporteren naar Excel. Werkt voor een eenmalige analyse, maar niet voor een dashboard dat elke dag moet kloppen.
  • Een externe connector. Snel opgezet, maar je hangt af van een extra abonnement en van welke velden die partij ondersteunt.
  • Een eigen datapijplijn via de API. Je haalt de data op via de API van HubSpot of Teamleader, bewaart die in een eigen datalaag en bouwt daar het Power BI-model op. Authenticatie, paginering en verversen regel je buiten het rapport.

Voor een sales-dashboard heeft die laatste route één groot voordeel: historie. Beide pakketten houden tot op zekere hoogte bij wanneer een deal van fase wisselt, maar hoe volledig je die historie via de API terugkrijgt, verschilt per pakket en per veld. Door elke dag een momentopname van je open deals op te slaan, kun je later altijd zien hoe de pijplijn er op een bepaalde dag uitzag.

Hoe we dat per pakket aanpakken, lees je op de pagina's over de HubSpot-koppeling met Power BI en de Teamleader-koppeling met Power BI.

Wat is het verschil tussen HubSpot en Teamleader als bron?

De KPI's zijn hetzelfde, de bron verschilt. Een paar dingen om op te letten:

  • Teamleader combineert CRM met projecten, uren en facturen. Dat is handig: je kunt een gewonnen deal volgen tot en met de factuur, uit één bron. Een KPI als "gewonnen, maar nog niet gefactureerd" wordt dan eenvoudig.
  • HubSpot is sterker aan de marketingkant. Contacten, bedrijven, deals en tickets hangen aan elkaar, en de bron van een contact is vaak goed vastgelegd. Voor KPI 5, nieuwe kansen per bron, is dat een voordeel. Voor facturatie koppel je meestal je boekhouding erbij.
  • Pijplijnen en fases. In beide pakketten richt je zelf pijplijnen en fases in, met een kanspercentage per fase. In Teamleader hangt het aantal pijplijnen af van je abonnement. Heb je meerdere pijplijnen, bijvoorbeeld voor nieuwe klanten en uitbreidingen, bepaal dan vooraf of je ze in het dashboard samen of apart toont.

Voorbeeld: het maandagoverleg van een installatiebedrijf

Een fictief voorbeeld om het concreet te maken. Een installatiebedrijf met drie verkopers werkt in Teamleader. Het maandagoverleg ging tot nu toe over gevoel: "het loopt goed" of "het is wat rustig".

Het sales-dashboard in Power BI heeft één overzichtspagina:

  1. Bovenaan: de pijplijndekking voor de komende drie maanden, met het omzetdoel per maand als lijn.
  2. Links: de win rate per verkoper over de afgelopen zes maanden, op aantal en op waarde.
  3. Rechts: de mediane doorlooptijd per type opdracht: onderhoudscontract, vervanging, nieuwbouw.
  4. Onderaan: de lijst met stilstaande deals, gesorteerd op waarde, met de naam van de eigenaar erbij.

Het overleg begint voortaan onderaan: wie heeft welke stilstaande deal, en wat gebeurt ermee deze week? Daarna volgt de dekking. Pas als die onder de afgesproken norm zakt, gaat het gesprek over extra acquisitie.

Hoe bouw je je sales-dashboard in vier weken?

  1. Week 1: definities. Wat is een gewonnen deal: getekende offerte of eerste factuur? Welke fase telt als "verloren"? Wanneer is een deal stilstaand? Schrijf het op en laat het salesteam meelezen.
  2. Week 1: data opschonen. Loop de open deals na. Deals van een jaar oud die niemand meer kent, sluit je als verloren af. Controleer of verwachte afsluitdatum en waarde zijn ingevuld.
  3. Week 2: koppeling en datalaag. Zet de verbinding met de API op, haal deals, fases, eigenaren en bedrijven op, en begin direct met dagelijkse momentopnames. Hoe eerder je begint, hoe eerder je historie hebt.
  4. Week 3: eerste versie. Bouw de vijf KPI's op echte data. Vergelijk de totalen met wat je in het CRM ziet, zodat niemand aan de cijfers twijfelt.
  5. Week 4: in gebruik nemen. Gebruik het dashboard in het eerstvolgende salesoverleg. Verzamel wat mist of onduidelijk is en pas het aan.

Benieuwd wat de Power BI-licenties daarvoor kosten? Reken het uit in wat kost Power BI in 2026.

Waar gaat het in de praktijk mis?

  • Deals worden te laat ingevoerd. Komt een deal pas in het CRM als hij al getekend is, dan meet je geen pijplijn maar geschiedenis. Het dashboard maakt dat zichtbaar, maar lost het niet op: dat is een afspraak binnen het team.
  • Kanspercentages die niemand heeft ingesteld. Staan alle fases op dezelfde kans, dan is je gewogen pijplijn gewoon je totale pijplijn. Stel ze in op basis van wat je historisch ziet, niet op gevoel.
  • Te veel pagina's. Begin met één pagina en de vijf KPI's. Detailrapporten per verkoper of per product komen later, als het overzicht in gebruik is.
  • Het dashboard als controle-instrument. Wordt het dashboard vooral gebruikt om verkopers op aan te spreken, dan worden de cijfers al snel "mooi gemaakt". Gebruik het om samen te sturen.

Hulp bij je sales-dashboard in Power BI

Wil je een sales-dashboard op je HubSpot- of Teamleader-data, zonder zelf met API's, tokens en datamodellen aan de slag te gaan? We bouwen de koppeling, de datalaag en het dashboard, en we stemmen de KPI's met je team af. Bekijk wat we doen op het gebied van dashboarding en data engineering, of bekijk alle koppelingen.