Waarom een HR-dashboard als Nmbrs zelf al rapportages heeft?

Nmbrs heeft standaardrapportages, en voor de salarisverwerking zelf zijn die prima. Maar zodra je vragen stelt die verder gaan dan één loonrun, loop je vaak vast. Hoe ontwikkelen de loonkosten zich ten opzichte van de omzet? Welke afdeling heeft structureel meer verzuim? Hoeveel contracten lopen de komende drie maanden af?

Het antwoord ligt dan meestal in een export naar Excel, een paar uur knippen en plakken en een lijstje dat na een maand alweer verouderd is. Een HR-dashboard in Power BI haalt die gegevens automatisch op, legt ze naast je organisatiestructuur en eventueel naast je financiële cijfers, en ververst ze zonder dat iemand iets hoeft te doen.

Het belangrijkste verschil: je kijkt niet meer naar losse lijsten, maar naar trends. En juist in HR zie je problemen pas echt aankomen als je de ontwikkeling over maanden kunt volgen.

Welke HR-KPI's horen op het dashboard?

Voor een mkb-bedrijf volstaan zes cijfers om goed te sturen. Ze komen allemaal uit gegevens die in Nmbrs staan, voor zover je abonnement, modules en rechten dat toelaten.

  1. Bezetting in fte en aantal medewerkers. Hoeveel mensen heb je in dienst en hoeveel fte is dat, per afdeling, vestiging of kostenplaats? Toon het als trend over twaalf maanden, niet alleen als stand van vandaag. Bron: medewerkers- en dienstverbandgegevens.
  2. Loonkosten per periode en per fte. De totale loonkosten, uitgesplitst naar looncomponenten zoals brutoloon, werkgeverslasten en toeslagen. Deel je dat door de bezetting, dan zie je of de kosten per fte stijgen door indexatie, door ander personeel of door iets wat je niet had verwacht. Bron: loonruns en looncomponenten.
  3. Instroom, uitstroom en verloop. Hoeveel mensen er in een periode bij komen en vertrekken. Verloop reken je meestal uit als het aantal vertrekkers gedeeld door het gemiddelde aantal medewerkers in die periode. Maak onderscheid tussen vrijwillig en onvrijwillig vertrek als je die reden vastlegt, want die twee vragen om een heel andere reactie. Bron: in- en uitdienstdata.
  4. Verzuimpercentage. Het aantal verzuimde dagen gedeeld door het aantal beschikbare dagen, maal honderd. Leg vast of je in kalenderdagen of werkdagen rekent en of je naar fte corrigeert, en houd die keuze vast. Anders vergelijk je volgend jaar appels met peren. Bron: verzuimregistratie.
  5. Meldingsfrequentie. Het gemiddelde aantal ziekmeldingen per medewerker per jaar. Waar het verzuimpercentage vooral door lang verzuim wordt bepaald, zegt de meldingsfrequentie iets over kort, vaak verzuim. Dat is vaak het eerste signaal van werkdruk of onvrede in een team. Bron: verzuimregistratie.
  6. Aflopende contracten. Welke tijdelijke contracten de komende drie maanden aflopen, zodat je op tijd een besluit neemt over verlengen, een vast contract of afscheid. Dit is geen trend maar een actielijst, en daarom vaak het onderdeel dat HR het eerst gebruikt. Bron: contractgegevens.

Zijn uren en verlof ook in Nmbrs vastgelegd, dan kun je daar later capaciteit en verlofsaldo's aan toevoegen. Zie het als een tweede ronde, niet als startpunt. Meer over welke gegevens mee kunnen, lees je op onze pagina over de koppeling tussen Power BI en Nmbrs.

Hoe ga je om met privacygevoelige salarisdata?

Dit is bij een HR-dashboard de vraag die je vóór alles beantwoordt. Nmbrs bevat persoonsgegevens, salarissen en verzuimgegevens. Dat vraagt om duidelijke keuzes, liefst op papier voordat er één visual gebouwd is.

  • Haal alleen op wat je nodig hebt. Hoef je geen BSN, adres of bankrekeningnummer te tonen, haal het dan ook niet op. Minder data betekent minder risico.
  • Toon waar mogelijk geaggregeerd. Een directeur heeft voor de meeste beslissingen genoeg aan totalen per afdeling. Detail per medewerker is alleen voor wie het echt nodig heeft.
  • Beperk wie wat ziet. Met rijbeveiliging (row-level security) in Power BI ziet een leidinggevende alleen zijn eigen team. Salarisgegevens kun je zelfs helemaal op een aparte pagina zetten die alleen HR en directie mogen openen.
  • Wees voorzichtig met kleine groepen. Een verzuimpercentage van een afdeling met drie mensen is al snel herleidbaar tot één persoon. Spreek een minimale groepsgrootte af waaronder je cijfers niet los toont.
  • Leg verzuimgegevens bewust vast. Toon verzuimduur en -frequentie, geen medische informatie. Die hoort niet in een dashboard.

Denk ook aan licenties: iedereen die een gedeeld dashboard bekijkt, heeft in de meeste situaties een Power BI Pro-licentie nodig. Welke licentie past, lees je in Power BI-licenties in 2026.

Hoe krijg je de data uit Nmbrs in Power BI?

Nmbrs heeft een REST API die met OAuth en een aparte subscription key werkt. Daarmee kun je medewerkers, dienstverbanden, looncomponenten en verzuim ophalen, voor zover je account en rechten dat toelaten. De oudere SOAP API wordt uitgefaseerd, dus een nieuwe koppeling bouw je op de REST API.

Je kunt Power BI soms rechtstreeks op zo'n API laten aansluiten, en voor een eerste proef kan dat. Voor een dashboard waar je op wilt bouwen is een tussenlaag meestal verstandiger: een kleine database of datapipeline die de gegevens ophaalt, controleert en bewaart. Die vangt paginering en mislukte verversingen op, en belangrijker nog: hij bewaart historie.

Dat laatste is bij HR essentieel. Veel API's tonen vooral de huidige stand. Wil je over een jaar de bezetting van vandaag terugzien, of het verloop per kwartaal berekenen, dan moet je die stand zelf periodiek vastleggen. Dat is typisch data engineering-werk en het verschil tussen een dashboard dat vandaag laat zien en een dashboard dat trends laat zien.

Hoe ziet een HR-dashboard er in de praktijk uit?

Een fictief voorbeeld om het concreet te maken. Stel: een installatiebedrijf met 60 medewerkers verdeeld over drie afdelingen, salarisadministratie in Nmbrs, boekhouding in een apart pakket. De directeur en de HR-adviseur openen elke maand één rapport met drie pagina's.

  • Pagina 1, overzicht (directie en HR): bezetting in fte per afdeling als trend over twaalf maanden, verloop over de afgelopen twaalf maanden, verzuimpercentage en meldingsfrequentie per afdeling, en een lijst van contracten die binnen drie maanden aflopen.
  • Pagina 2, loonkosten (alleen directie en HR): loonkosten per maand, uitgesplitst naar looncomponenten, loonkosten per fte, en loonkosten als percentage van de omzet door de cijfers uit de boekhouding ernaast te leggen.
  • Pagina 3, team (per leidinggevende): via rijbeveiliging ziet elke leidinggevende alleen de bezetting, het verzuim en de aflopende contracten van het eigen team. Geen salarissen.

Het rapport ververst dagelijks. Het maandelijkse HR-overleg begint niet meer met het verzamelen van cijfers, maar met de vraag waarom het kortverzuim in één afdeling al drie maanden oploopt.

Hoe begin je met een HR-dashboard op Nmbrs?

  1. Bepaal de vragen, niet de grafieken. Welke drie tot vijf beslissingen wil je beter nemen? Denk aan: moeten we iemand aannemen, waar loopt verzuim op, welke contracten vragen actie? Daar volgen de KPI's uit.
  2. Leg definities en toegang vast. Wat telt als fte, hoe reken je verzuim en verloop, en wie mag welk detailniveau zien? Schrijf het op en laat het door HR en directie goedkeuren.
  3. Regel API-toegang met minimale rechten. Maak in Nmbrs een account of app aan met alleen leesrechten op de bedrijven en gegevens die je nodig hebt. Niet meer.
  4. Bouw eerst het datamodel en controleer de totalen. Sluiten de loonkosten in je model aan op de totalen in Nmbrs? Klopt het aantal medewerkers? Pas als dat zo is, begin je aan de visuals.
  5. Start met één pagina en echte gebruikers. Laat de directeur en HR er een maand mee werken. Hun vragen bepalen wat er op de tweede pagina komt.
  6. Automatiseer de signalen. Een lijst met aflopende contracten is nuttig, een automatische melding een maand van tevoren nog beter. Dat soort stappen kun je later toevoegen met workflow automation.

Wil je het HR-dashboard straks naast finance, sales en operatie zetten? Lees dan ook De 10 KPI's die elk mkb-dashboard nodig heeft.

Hulp bij je HR-dashboard met Nmbrs

Welke HR-cijfers voor jou het verschil maken, hangt af van je organisatie, je Nmbrs-inrichting en de beslissingen die je elke maand neemt. Wil je sparren over wat haalbaar is en wat een logische eerste stap is? Bekijk hoe we Nmbrs aan Power BI koppelen en wat we doen op het gebied van dashboarding.