Hoe zit een Make.com workflow in elkaar?
In Make heet een workflow een scenario. Een scenario bestaat uit modules die je na elkaar zet. De eerste module is de trigger: iets wat het scenario start. Daarna volgen modules die gegevens ophalen, aanpassen of ergens wegschrijven.
Er zijn grofweg twee soorten triggers:
- Direct (webhook). Een ander systeem stuurt een seintje zodra er iets gebeurt, bijvoorbeeld een ingevuld formulier. Het scenario draait meteen, en alleen als er echt iets is.
- Gepland. Het scenario draait op een vast moment of interval, bijvoorbeeld elke ochtend om zeven uur, en kijkt dan wat er nieuw is.
Daartussen gebruik je een paar vaste bouwstenen. Een filter laat alleen records door die aan een voorwaarde voldoen. Een router splitst het scenario in meerdere routes, bijvoorbeeld per type klant. Een iterator knipt een lijst op in losse items en een aggregator voegt ze weer samen, handig voor een overzicht. En een data store is een kleine tabel binnen Make waarin je bijhoudt wat je al verwerkt hebt.
Voor veel pakketten heeft Make een kant-en-klare app met eigen modules, zoals voor Microsoft 365, Google Sheets, Moneybird en Teamleader. Heeft een pakket die niet, dan praat je met een HTTP-module rechtstreeks met de API van dat pakket. Welke systemen we vaak koppelen, zie je op onze pagina met koppelingen.
Wat kost een Make-scenario aan credits?
Make rekent in credits. Volgens de prijspagina van Make (gecontroleerd op 7 oktober 2026) telt elke actie van een module, zoals een rij toevoegen of gegevens ophalen, als één credit. Het gratis plan heeft 1.000 credits per maand en laat een gepland scenario hooguit eens per 15 minuten draaien. Op de betaalde plannen kan dat elke minuut. Een router en de foutafhandelingsmodules kosten volgens Make geen credits.
Twee vuistregels houden je verbruik laag:
- Gebruik een webhook als het bronsysteem dat ondersteunt. Een gepland scenario dat elke paar minuten kijkt of er iets nieuws is, verbruikt ook credits als er niets gebeurd is.
- Filter zo vroeg mogelijk. Elke module na het filter draait alleen voor de records die je echt nodig hebt.
Twijfel je of Make überhaupt het juiste platform is, bijvoorbeeld omdat je workflows per run honderden stappen zetten? Lees dan eerst Make vs n8n.
Welke 7 Make.com workflows besparen direct tijd?
Deze zeven scenario's zien we in veel mkb-bedrijven terugkomen. Ze zijn bewust klein: één trigger, een paar stappen en een duidelijke uitkomst.
1. Webformulier naar je CRM, met een taak erbij
Trigger: het formulier op je website stuurt de gegevens naar een webhook in Make.
Stappen: zoek in je CRM of de klant al bestaat, maak anders een nieuwe relatie aan en zet een opvolgtaak klaar voor de juiste collega.
Let op: leg vast waarop je een bestaande klant herkent, bijvoorbeeld e-mailadres. Anders maakt het scenario dubbele records. Werk je met Cirqll, dan staat dit scenario stap voor stap uitgewerkt in Cirqll en Make.com: 5 automatiseringen.
2. Webshoporders naar je boekhouding
Trigger: een nieuwe of betaalde order in je webshop.
Stappen: zoek of maak het contact in je boekhoudpakket, maak de verkoopfactuur aan met de juiste btw-code en koppel de betaling.
Let op: btw-tarieven, verzendkosten en kortingen zijn de plekken waar het misgaat. Stem de vertaling van webshop naar grootboek eerst af met wie je boekhouding doet.
3. Betalingsherinneringen op tijd versturen
Trigger: gepland, elke werkdag.
Stappen: haal de openstaande facturen op, filter op facturen die een vast aantal dagen over de vervaldatum zijn en stuur per factuur een herinnering of zet een taak klaar voor degene die belt.
Let op: sla in een data store op wie wanneer een herinnering kreeg. Zo voorkom je dat een klant er twee op één dag krijgt als het scenario een keer opnieuw draait.
4. Bijlagen uit een gedeelde mailbox automatisch opslaan
Trigger: nieuwe mail in een gedeelde mailbox, bijvoorbeeld facturen@ of orders@.
Stappen: pak de bijlagen, geef ze een vaste naam met datum en afzender, en sla ze op in de juiste map in SharePoint of OneDrive. Inkoopfacturen kun je vanuit daar doorsturen naar het inboekadres van je boekhoudpakket.
Let op: handtekeningen en logo's in mails zijn ook bijlagen. Filter op bestandstype en grootte.
5. Een wekelijks overzicht in Teams of je mailbox
Trigger: gepland, bijvoorbeeld maandagochtend.
Stappen: haal de cijfers van vorige week op, tel ze op met een aggregator en stuur één bericht met de hoofdlijnen naar het team.
Let op: dit is een seintje, geen rapportage. Wil je trends, vergelijkingen en doorklikken, dan hoort dat in een dashboard. Zie onze pagina over dashboarding.
6. Onboarding van een nieuwe medewerker
Trigger: een ingevuld intakeformulier of een nieuwe medewerker in je HR-pakket.
Stappen: zet de vaste checklist klaar als taken voor IT, de leidinggevende en HR, stuur de welkomstmail en plan het kennismakingsgesprek.
Let op: er gaan persoonsgegevens door dit scenario. Neem alleen de velden mee die echt nodig zijn en leg vast welke data waarheen gaat.
7. Klantgegevens gelijk houden tussen CRM en boekhouding
Trigger: een gewijzigde relatie in je CRM.
Stappen: zoek dezelfde relatie in je boekhoudpakket op een vaste sleutel en werk adres, e-mailadres voor facturen en KvK-nummer bij.
Let op: kies één systeem als bron. Als beide systemen elkaar bijwerken, krijg je een pingpongspel van wijzigingen.
Wat gebeurt er als een scenario faalt?
Een scenario dat stil faalt, is erger dan geen scenario. Iedereen gaat ervan uit dat het werkt, tot een klant belt over een factuur die nooit kwam.
Make heeft daar een paar ingebouwde hulpmiddelen voor. Je kunt aan een module een foutafhandeling hangen, bijvoorbeeld om de fout te negeren, het scenario netjes te stoppen of een vervangende waarde te gebruiken. Met de instelling voor onvolledige uitvoeringen bewaart Make de toestand van een mislukte run, zodat je die later kunt onderzoeken en opnieuw kunt starten.
Belangrijk om te weten: volgens de documentatie van Make wordt een gepland scenario standaard uitgeschakeld na drie fouten op rij. Dat beschermt je tegen eindeloze foutmeldingen, maar betekent ook dat een scenario zomaar stil kan staan. Zorg daarom dat er altijd iemand een melding krijgt, in een kanaal dat echt gelezen wordt, en dat die persoon weet wat te doen. Meer over eigenaarschap en monitoring lees je in workflow automation: de eerste processen.
Stappenplan: je eerste Make-scenario in vijf stappen
Een fictief voorbeeld om het concreet te maken. Een technische groothandel met twaalf medewerkers ontvangt inkoopfacturen op een gedeeld adres. Een collega opent elke ochtend de mailbox, slaat de pdf's op en stuurt ze door naar de boekhouding. Dat is scenario 4 uit het rijtje hierboven.
- Schrijf het proces op zoals het nu gaat. Welke mails komen binnen, wat gebeurt er met de bijlage, waar komt die terecht, en welke uitzonderingen zijn er? Vraag het aan de collega die het nu doet; die kent de uitzonderingen.
- Bepaal trigger en uitkomst. Trigger: nieuwe mail op het gedeelde adres. Uitkomst: pdf in de juiste map en doorgestuurd naar het inboekadres.
- Bouw het scenario klein. Mail ophalen, filter op pdf-bijlagen, bestand opslaan, doorsturen. Test met een paar echte mails voordat je het aanzet.
- Regel de foutafhandeling. Lukt opslaan of doorsturen niet, dan krijgt de collega die het nu doet een mail met de originele bijlage.
- Leg vast wie eigenaar is. Eén naam, plus een korte beschrijving van wat het scenario doet. Na een maand kijk je samen of het goed loopt en of er uitzonderingen bij zijn gekomen.
Het resultaat is geen revolutie, wel een klus die elke dag terugkwam en nu vanzelf gaat. Van daaruit bouw je het volgende scenario.
Wanneer is een Make-scenario niet de oplossing?
Als dezelfde gegevens in vijf scenario's opnieuw worden opgehaald en omgezet, bouw je ongemerkt een tweede administratie in Make. Dan is een centraal datafundament vaak slimmer: één plek waar de data schoon en gekoppeld klaarstaat, voor je rapportages en je workflows.
En als een stap echte beoordeling vraagt, zoals een uitzondering afwegen of een lastige klantvraag beantwoorden, laat die dan bij een mens. Make kan AI-stappen uitvoeren en een agent het voorwerk laten doen, maar waar de grens ligt, lees je op onze pagina over agentic AI.
Hulp bij je Make.com workflows?
Wil je weten welke van deze scenario's bij jouw bedrijf het meeste oplevert, of heb je al scenario's draaien die niet lekker lopen? We kijken graag mee naar je processen en systemen en bouwen Make-scenario's met foutafhandeling en documentatie. Bekijk wat we doen op het gebied van workflow automation of lees hoe we werken.