POWER BI-KOPPELING
Power BI koppelen met Exact Online
Breng grootboek, debiteuren, facturen en projecten uit Exact Online samen in één helder Power BI-model. Celsius BI bouwt de koppeling via de REST API, controleert de definities en levert een dashboard waar je team echt mee werkt.
WAT DE API KAN LEVEREN
Bruikbare data, met een heldere definitie.
De Exact Online REST API kan financiële en operationele gegevens beschikbaar maken, voor zover je abonnement, modules en gebruikersrechten dit toelaten. We kopiëren niet blind alles. We kiezen de velden die nodig zijn voor beslissingen en bewaren technische sleutels en de administratie (divisie) bij ieder record, zodat cijfers terug te leiden zijn.
De precieze dekking bevestigen we tijdens een inventarisatie. Zo belooft het dashboard geen gegevens die jouw editie of inrichting niet beschikbaar stelt.
Grootboek en financiële transacties
Grootboekrekeningen, journaalposten en transactieregels vormen de basis voor omzet, kosten, marge en een aansluitbare winst-en-verliesrekening.
Debiteuren en crediteuren
Relaties, openstaande posten en vervaldatums maken betaalgedrag, DSO en toekomstige in- en uitgaande kasstromen inzichtelijk.
Facturen en artikelen
Verkoopfacturen, factuurregels en artikelen geven omzet en marge per klant, product of productgroep.
Projecten en uren
Waar je Exact Online voor projecten gebruikt, geven projecten en urenregistraties context bij bezetting, voortgang en projectresultaat.
VOOR EEN MKB-BEDRIJF
Dashboards die dagelijkse vragen beantwoorden.
Goede rapportage begint bij een beslissing, niet bij een grafiek. Samen bepalen we welke vraag de eigenaar, het commerciële team of de operatie wil beantwoorden en welke bronvelden dat ondersteunen.
Afhankelijk van hoe je Exact Online gebruikt, kan een Power BI-dashboard bijvoorbeeld gaan over:
- Omzet en brutomarge per maand
- Openstaande debiteuren en DSO (gemiddelde betaaltermijn)
- Cashpositie en verwachte kasstromen
- Budget tegenover realisatie per grootboekrekening of kostenplaats
- Projectresultaat en geschreven tegenover gefactureerde uren
Wil je weten welke KPI’s voor jouw bedrijf het verschil maken? Lees de 10 KPI’s die elk mkb-dashboard nodig heeft. We definiëren iedere KPI, inclusief filters, datums en uitzonderingen. Daardoor sluit een maandtotaal in de managementrapportage aan op het detail erachter.
ZO BOUWT CELSIUS BI HET
Geen losse export, maar een beheerbare datastroom.
We halen gegevens op via de Exact Online REST API, bewaren ze in een gecontroleerde datalaag en vormen ze om tot een model voor Power BI. Controles vangen ontbrekende pagina’s, verlopen tokens en onverwachte totalen af voordat ze stuurinformatie worden.
Daarmee combineren we data engineering met dashboarding. Meer achtergrond over het koppelen van boekhoudpakketten lees je in Power BI koppelen aan je boekhouding. Onze werkwijze blijft praktisch: begin met een duidelijke vraag, laat vroeg iets werkends zien en documenteer wat in gebruik gaat.
Betrouwbaar ophalen
OAuth-authenticatie, het verversen van tokens, paginering en API-limieten regelen we buiten het rapport. Power BI ontvangt voorbereide tabellen en hoeft de koppeling niet telkens zelf op te lossen.
Eén consistent model
Meerdere administraties komen samen in één model, met een geharmoniseerd grootboekschema. Datums, periodes en relaties worden gelijkgetrokken, zodat metingen herbruikbaar blijven.
Rapportage met context
Het dashboard krijgt definities, logische filters per administratie en doorklikmogelijkheden tot op de transactieregel.
WAT ERVOOR NODIG IS
Van kennismaking tot overdracht in vijf heldere stappen.
De omvang hangt af van je vragen en de staat van de brondata. De volgorde blijft herkenbaar.
- 01
Kennismaking
We bespreken beslissingen, huidige rapportages, administraties, gebruikers en knelpunten. Het resultaat is een beperkte eerste scope met duidelijke succescriteria.
- 02
Toegang tot de API
Jij geeft in Exact Online toestemming aan de koppeling, met de benodigde leesrechten per administratie. Wij toetsen authenticatie, beschikbare endpoints en praktische limieten.
- 03
Datamodel
We halen historische data op, harmoniseren grootboekschema’s, leggen relaties en definiëren metingen. Aansluiting op de totalen in Exact Online hoort bij deze stap.
- 04
Dashboard
We bouwen de eerste bruikbare pagina’s, beoordelen die met echte gebruikers en scherpen navigatie, filters en uitleg aan.
- 05
Overdracht
Verversing, monitoring, definities en eigenaarschap worden vastgelegd. Je team krijgt uitleg en afspraken voor beheer en latere wijzigingen.
VEELVOORKOMENDE VALKUILEN
De koppeling is zo goed als de controles eromheen.
Exact Online werkt met administraties, in de API divisies genoemd. Veel mkb-bedrijven hebben er meer dan één: een holding en werkmaatschappijen, of een administratie per vestiging. Die samenvoegen vraagt meer dan data onder elkaar plakken. Grootboekschema’s wijken vaak af, dus leggen we een mapping vast naar één rapportagestructuur, zodat omzet, kosten en marge per administratie én geconsolideerd kloppen.
De koppeling gebruikt OAuth. Toegangstokens zijn maar kort geldig en moeten tijdig worden ververst; gaat dat mis, dan stopt de verversing stilletjes. Daarnaast hanteert Exact Online API-limieten per minuut en per dag. Een volledige herlaadbeurt bij iedere verversing is daarom niet slim: we halen incrementeel op wat gewijzigd is en plannen grote historische ladingen buiten kantoortijd.
Historie opbouwen vraagt een bewuste keuze. Transacties zijn terug te halen, maar standen zoals openstaande posten tonen vooral het heden. Voor een trend in debiteuren of DSO bewaren we daarom periodieke snapshots. De verversingsfrequentie stemmen we af op het gebruik: voor managementrapportage is dagelijks meestal genoeg, voor cash- of debiteurenbewaking kan vaker zinvol zijn, binnen de limieten van de API. Tot slot testen we met herkenbare gevallen: een creditnota, een memoriaalboeking, een afgesloten periode of een gewijzigde grootboekrekening. Juist die bepalen of gebruikers het dashboard vertrouwen.
PRAKTISCHE VRAGEN
Heldere antwoorden over
Power BI en Exact Online.
Kan ik meerdere Exact-administraties combineren?
Ja, als de koppeling toegang heeft tot die administraties. We halen ze afzonderlijk op, voegen een administratiekenmerk toe en harmoniseren de grootboekschema’s, zodat zowel geconsolideerde totalen als afzonderlijke administraties te volgen blijven.
Hoe vaak ververst de data?
Dat stemmen we af op het gebruik en de API-limieten van Exact Online. Voor managementrapportage is dagelijks meestal voldoende; waar nodig kan het vaker, met incrementele verversing om de limieten te respecteren.
Werkt dit met Exact Online Premium/Plus?
De koppeling loopt via de REST API. Welke gegevens beschikbaar zijn, hangt af van je editie, actieve modules en gebruikersrechten. Dat controleren we tijdens de inventarisatie, voordat we iets beloven.
Heb ik een Power BI Pro-licentie nodig?
Om dashboards te delen heb je meestal een betaalde Power BI-licentie nodig. Welke licentie past, lees je in Power BI-licenties: Pro, Premium per gebruiker of Fabric?
Koppelt Power BI rechtstreeks aan Exact Online?
Dat kan in beperkte vorm, maar voor een betrouwbaar dashboard met meerdere administraties, tokenverversing en historie bouwen we liever een datalaag ertussen. Power BI leest dan voorbereide tabellen.
DE EERSTE STAP IS EEN GOED GESPREK.
Wil je Exact Online
koppelen aan Power BI?
Vertel welke inzichten je nodig hebt en hoe je Exact Online nu gebruikt. Dan bepalen we snel wat haalbaar is en wat een logische eerste stap is.
OF STUUR EEN BERICHT