Wat doet een Power BI consultant eigenlijk?

De titel dekt een breed vak. In de praktijk doet een Power BI consultant voor een mkb-bedrijf meestal vier dingen:

  • De vraag scherp krijgen. Welke beslissing wil je nemen met het dashboard, en welke cijfers heb je daarvoor nodig? Hier wordt ook vastgelegd wat bijvoorbeeld "omzet" of "marge" precies betekent.
  • De data ontsluiten. Power BI koppelen aan je boekhouding, CRM, ERP of HR-pakket, en zorgen dat die gegevens automatisch worden ververst.
  • Het datamodel bouwen. De tabellen zo inrichten dat klanten, producten, perioden en vestigingen goed aan elkaar hangen en de berekeningen kloppen.
  • Het dashboard bouwen en overdragen. Een overzicht met filters en detailpagina's, getest met de mensen die ermee gaan werken, plus uitleg en documentatie.

Het eerste en derde punt worden het vaakst onderschat. Een mooi dashboard op een rommelig model geeft mooie, maar verkeerde getallen.

Wanneer heb je als mkb'er een Power BI consultant nodig?

Niet altijd. Als je één pakket hebt met een kant-en-klare rapportage die doet wat je wilt, of als iemand in je team plezier heeft in Power BI en er tijd voor krijgt, kun je een heel eind zelf komen. In ons artikel Excel of Power BI lees je hoe je inschat of de overstap überhaupt nodig is.

Een consultant wordt interessant als een of meer van deze punten herkenbaar zijn:

  1. Je data komt uit meerdere systemen. Omzet uit de boekhouding, kansen uit het CRM, uren uit de planning. Die aan elkaar knopen is het lastigste deel van het werk.
  2. Er moet een directie- of teamdashboard komen waar echt op gestuurd wordt. Dan moeten de cijfers kloppen en moet iedereen dezelfde definitie gebruiken.
  3. Je hebt al een rapport, maar niemand vertrouwt het. Getallen wijken af van de boekhouding, het verversen faalt of het rapport is zo traag dat niemand het opent.
  4. Je wilt snel resultaat en hebt de tijd niet om het vak te leren. Power BI is laagdrempelig om te beginnen, maar het datamodel en de formules (DAX) vragen ervaring.

Freelancer, groot bureau of kleine specialist: wat past bij het mkb?

Er zijn grofweg drie smaken, elk met eigen voor- en nadelen:

  • Freelance Power BI consultant. Vaak flexibel en direct aanspreekbaar. Let op continuïteit: wat gebeurt er als hij vol zit of ziek is, en is het werk zo gedocumenteerd dat een ander het kan overnemen?
  • Groot adviesbureau. Veel capaciteit en brede kennis, maar vaak ingericht op grotere organisaties met eigen IT-afdeling. Voor een mkb-vraag kan het traject zwaarder worden dan nodig.
  • Kleine specialist. Korte lijnen, vaak ook ervaring met de koppelingen en het datafundament onder het dashboard. Vraag wel naar de manier van werken en wie het werk feitelijk doet.

Belangrijker dan de vorm is of iemand begrijpt hoe jouw systemen in elkaar zitten. Een consultant die je boekhoud- of CRM-pakket al kent, hoeft minder uit te zoeken.

Welke vragen stel je in het eerste gesprek?

Met deze vragen haal je snel boven water of iemand bij je past:

  1. "Welke vraag gaan we als eerste beantwoorden?" Een goede consultant wil weten welke beslissing je met het dashboard neemt, voordat hij over visuals praat.
  2. "Hoe kom je aan mijn data?" Is er een bestaande koppeling met je pakket, moet er een gebouwd worden, of loopt het via exports? Dat bepaalt hoe betrouwbaar en onderhoudsarm het wordt.
  3. "Hoe leggen we de definities vast?" Wat is omzet: gefactureerd, betaald of geboekt? Als dit niet op papier komt, krijg je later discussie.
  4. "Wat krijg ik bij oplevering?" Documentatie van het model en de berekeningen, toegang en beheerrechten, en uitleg aan je team.
  5. "Hoe zit het met licenties?" Wie heeft welke Power BI-licentie nodig om het dashboard te bekijken of te delen? Lees ter voorbereiding ons artikel over Power BI-licenties.
  6. "Wat is de afbakening en prijs per fase?" Een vaste afspraak per fase geeft meer grip dan een open uurtje-factuurtje-traject zonder einde.

Een voorbeeld: zo verloopt een eerste traject

Een fictief, maar herkenbaar voorbeeld. Een groothandel met zo'n vijfentwintig medewerkers wil weten welke klanten en productgroepen de meeste marge opleveren. De omzet staat in het ERP, de inkoopprijzen deels in Excel en de accountmanagers houden hun klanten bij in een CRM.

  1. Vraag en definities. In een eerste sessie wordt afgesproken dat het gaat om brutomarge per klant en per productgroep, per maand, op basis van gefactureerde orders. Ook wordt vastgelegd welke Excel-lijst leidend is voor inkoopprijzen.
  2. Data ontsluiten. Het ERP en het CRM worden gekoppeld zodat ze automatisch verversen. Voor de inkoopprijzen wordt afgesproken dat die voortaan in één vast bestand staan, met een vaste opbouw.
  3. Model en controle. Het datamodel wordt gebouwd en de uitkomsten worden naast de boekhouding gelegd. Afwijkingen worden uitgezocht voordat iemand het dashboard te zien krijgt.
  4. Dashboard en overdracht. Eén overzichtspagina met marge per klant en productgroep, plus een detailpagina per klant. De directie en twee accountmanagers testen het, er volgt een korte uitleg en de documentatie wordt overgedragen.

Daarna staat er geen groot BI-platform, maar wel één dashboard dat klopt en wordt gebruikt. Pas als dat zo is, is het tijd voor de volgende vraag. Welke cijfers daarbij vaak in beeld komen, lees je in de 10 KPI's die elk mkb-dashboard nodig heeft.

Hoe voorkom je dat je afhankelijk wordt van je consultant?

Dit is misschien wel het belangrijkste punt. Een dashboard dat alleen de bouwer begrijpt, is een risico. Spreek daarom vooraf af:

  • Het rapport en de koppelingen staan in jouw omgeving. Dus in jullie eigen Microsoft-tenant, met jullie eigen accounts, niet in die van de consultant.
  • Jij hebt beheerrechten. Iemand binnen je bedrijf moet het rapport kunnen openen, aanpassen en delen.
  • Het model en de berekeningen zijn gedocumenteerd. Zo kan een collega of een andere partij het later overnemen.
  • Onderhoud is een aparte keuze. Het moet mogelijk zijn om na oplevering zelf verder te gaan. Doorlopend onderhoud kan handig zijn, maar het mag geen voorwaarde zijn.

Welke fouten zie je vaak bij het inhuren van een Power BI consultant?

  • Beginnen met een wensenlijst van twintig grafieken. Begin bij één vraag. Een klein dashboard dat klopt, wordt eerder gebruikt dan een groot dashboard dat half af is.
  • Het datamodel overslaan. Als de nadruk alleen op het uiterlijk ligt, betaal je later voor het repareren van de basis.
  • Geen collega vrijmaken. De consultant kent Power BI, jouw collega kent het proces. Zonder iemand die meekijkt en test, mis je de randgevallen.
  • Licenties pas aan het eind bekijken. Dan blijkt dat collega's het rapport niet kunnen openen. Bespreek dit aan het begin.

Hoe pakt Celsius BI dit aan?

Wij bouwen Power BI-dashboards voor het mkb, op de data die je al hebt. We beginnen bij de vraag, spreken de KPI-definities vooraf af en controleren de uitkomsten samen met je team voordat het dashboard live gaat. Je krijgt documentatie van het model en de berekeningen, en het dashboard en de koppelingen worden overgedragen inclusief toegang en beheerrechten. Na het eerste gesprek krijg je een voorstel met een vaste prijs per fase.

Meer over de aanpak lees je bij dashboarding en onze werkwijze. Welke pakketten we al aan Power BI kunnen koppelen, zie je bij onze koppelingen. Moet je data eerst bij elkaar worden gebracht, dan valt dat onder data engineering.